Introducción
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente como instrumento de comunicación
Mediante este trabajo se pretende conocer si elaboración funcionamiento y mantenimiento en el tiempo dentro de la administración pública y privada.
El trabajo se desarrolló en un sólo capítulo: Manuales de normas y procedimientos y cuatros apartes:
1er. Aparte: Conceptos, definiciones, tipos de manuales, presentación.
2do. Aparte: Manuales de Normas y Procedimentos
3er. Aparte: Manuales de Funciones de Personal
4to. Aparte: Manuales de Organización de Unidad de Archivo
Los métodos que empleamos para la preparación de este trabajo fue la revisión bibliográfica dada por la Profesora Isneida Riverol, la búsqueda en Internet de la bibliografía archivística de los profesores Antonia Heredia Herrena, José Ramón Cruz Mundet y Manuel Vásquez, El Manual de Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local y las Leyes y Decretos con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública
Manuales de normas y procedimientos
Política: Arte y actividad de gobernar un país, así como conjunto de actividades relacionadas con la lucha por el acceso al gobierno. // Cortesía, o conducta correcta. //Declaración de los fines, metas, principios, propósitos, ideales o intenciones a largo plazo, amplias y armónicas, que han de determinarse con anticipación a los planes para llevar a cabo tales fines.// POLÍTICA ARCHIVÍSTICA Es la política que formula objetivos y propone los medios necesario para el desarrollo de los objetivos de la archivilogía.[1]
Misión: (Del lat. missio, -onis, deriv. de missum, partic. de míttere, enviar.) (Encomendar, Llevar) Comisión. Encargo que alguien recibe de otro de hacer o decir cierta cosa a otra persona o en cierto sitio. Específicamente, el confiado por un gobierno a un agente diplomático. // Enunciación sintética del objetivo que persiguen los entes de organización. // Acción de enviar. // Cosa encomendada a alguien. // Obra que una persona o colectividad se sienten obligados a realizar. // Comisión temporal dada por un Estado a un diplomático o agente especial para un fin determinado.[2]
Visión: significa hacia donde queremos llegar
Objetivo: (adj.; aplicado a las personas, así como a sus juicios, sentencias, etc.) Desapasionado, imparcial o justo. Se dice del que obra inspirado por la razón y no por sus impulsos afectivos. // Conjunto de fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de una organización, se ejecuta una cosa. // Propósito que se pretende cumplir y que especifica con claridad el qué y para qué se proyectó y se debe realizar una determinada acción. // General de una institución se hace con respecto a las atribuciones e cada dependencia o entidad pública y se vincula con las necesidades oficiales que se propone satisfacer. // Revisten la forma de problemas o cuestiones a resolver que requieren la formulación de programas o planes que se debe llevar a cabo por elementos disponibles en cada etapa.[3]
Los planes de acción: son instrumentos gerenciales de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico.
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las Tareas específicas.
Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de acción presentan su estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.[4]
La Filosofía de Gestión: es el corazón de una organización, y envuelve a todos los elementos de la misma. Dentro de la filosofía se precisan los principios y valores guías que la organización quiere impulsar como cultura y lo que desea finalmente que la gente adopte como una forma de vida. Para que la Filosofía de Gestión sea algo más que un enunciado o un documento muerto de la organización, se requiere la identificación y alto compromiso de sus líderes con la misma. La importancia de la Filosofía de Gestión consiste en que establece las pautas y expectativas para el desarrollo de los demás criterios que se evalúan según la Norma de Excelencia de Gestión. Examina:
La claridad en la definición de la misión, visión, principios y valores.
Cómo el Liderazgo desarrolla e involucra a toda la organización con esta filosofía.
Cómo los principios y valores se integran en los sistemas gerenciales de la organización.
Cómo la gerencia establece planes anuales de mejoramiento alineados con esta filosofía y la auditoria de los mismos.
Procesos: Progreso (marcha hacia delante). Transcurso de cierto tiempo que se expresa. // Desarrollo o marcha de una cosa. Procedimiento seguido en algunas cosas, como en un experimento químico o en la fabricación de un producto. // Causa. Juicio. Conjunto de las actuaciones realizadas por un tribunal y ante él para determinar la culpabilidad en un suceso delictivo y aplicar la pena correspondiente a los culpables. // Conjunto de los escritos que se producen en un proceso o juicio. // Procedimiento. Tramitación establecida para los expedientes administrativos o asuntos judiciales de cualquier clase. // Es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su interacción para transformarse en el producto esperado. Son las secuencias de actividades de trabajo que permite transformar los insumos en productos o servicios que, lógicamente guardan estrechas relaciones con el objetivo específico de la organización. // Es una consecuencia de la documentación que condiciona conscientemente a las actividades del intelecto y repercute en el desarrollo individual y socia // Según Taylor es la generación, diseminación, recolección, organización, almacenamiento, recuperación, interpretación y uso de la información. // POR LOTES Proceso de programas en un ordenador en el que estos son entregados por el usuario para su ejecución controlada por el propio sistema.[5]
Pasos: Diligencia que se hace en solicitud de algo[6]
Normas: (Del lat. norma.) Regla sobre la manera como se debe hacer o está establecido que se haga cierta cosa. // TÉCNICA Reglamentación técnica de un producto industria Fascículo que agrupa las normas relativas a una cierta categoría de productos industriales o a una determinada actividad. // Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser regido en su aplicación; regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización así como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la cumplen. // Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que éstas deberán tener.[7]
Procedimientos: Secuencia cronológica de las acciones requeridas, que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo.[8]
La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.[9]
"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.[10]
Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correcta-mente la actividad propuesta, sin temor a errores.[11]
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
Por su contenido Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia.- Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
Manual de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas.- Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos.- Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido múltiple.- Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
Por su función específica Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción.- Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.
La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras.- El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas.- Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual de Finanzas.- Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de contabilidad.- Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
Manual de crédito y cobranzas.- Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal.- Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual técnico.- Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
Manual de adiestramiento o instructivo.- Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
GeneralSe refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Manuales generales de organización.- Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos.- Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de políticas.- Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Específico.Manual especifico de reclutamiento y selección.- Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
Manual especifico de auditoria interna.- Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual especifico de políticas de personal.- Este se enfoca a definir "políticas", pero de una área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especifico de procedimientos de tesorería.- Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.[12]
5. Presentación de manuales
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que se presentará.
a) A los niveles directivos:
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de decisiones.
b) El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el manual.
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.
Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.
Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso.
c) A otros niveles jerárquicos
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.[13]
Definición Manual de Normas y Procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia[14]
Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
2. Elaboración del manual de normas y procedimientos
El manual de Normas y procedimientos es muy importante, ya que no es simple-mente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos,
políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la
empresa.
políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la
empresa.
Estos manuales deben estar escritos en un lenguaje sencillo, preciso y lógico, el cual permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que ´permita flexibilidad para su modifica-ción y actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con
el proceso, para su apropiación, uso y operación. Cada unidad administrativa debe constar por escrito todas las normas y procedimientos para llevar a cabo una correcta gestión de los archivos de oficina. Con la redacción del manual de normas y procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación Orgánico – Funcional, específico atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que proporcionamos una codificación ligada al cuadro de clasificación general, establecido por el archivo central.
El manual de Normas y Procedimientos, debe estar en constante revisión ya que la oficina o la unidad de archivo de gestión, pueden adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.[15]
3. Estructura del manual de normas y procedimientos
v Área de identificación:
Este documento debe incorporar la siguiente información:
· Logotipo de la organización
· Nombre de la organización
· Lugar y fecha de elaboración
· Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
v Índice:
Introducción: exposición de motivos para la elaboración del manual, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización
v Marco legal: delimita cuales son las leyes que apoya la elaboración del manual.
Objetivos: explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos, los objetivos son unificar criterios para lograr el cumplimiento de las rutinas de trabajo, sirve como herramienta para que los empleados como sus jefes conozcan la forma adecuada para realizar su trabajo, reducir los costos al aumentar la eficiencia y eficacia.
v Áreas de aplicación:
Responsables: unidades administrativas que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
Normas de operación: en esta sección se incluyen las directrices generales de acción. Además debe contener las normas de operación que se requieren ante situaciones imprevistas que se pudieran presentar en la operación de los procedimientos.
Conceptos: palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información.
Procedimientos: descripción de cada una de las operaciones que se realizan, explicando en qué consisten y como han de llevarse a cabo.
.
Diagramas de flujo: representación gráfica del orden en que se realizan las operaciones, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación descrita.[16]
Diagramas de flujo: representación gráfica del orden en que se realizan las operaciones, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación descrita.[16]
4. Implantación del manual de normas y procedimientos
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentación y que, con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar pláticas, seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización, por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal, ya que a través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de información que refuerce la aceptación, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organización en forma radical o a nivel grupal o sectorial.
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización, por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal, ya que a través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de información que refuerce la aceptación, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organización en forma radical o a nivel grupal o sectorial.
5. Mantenimiento del manual de normas y procedimientos
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:
Ø Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.
Ø Establecer en calendario para la actualización del manual
Ø Designar un responsable para la atención de esta función.
Definición de manuales de funciones del personal
Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.
1. Objetivos de manuales de funciones del personal
El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso, como son:
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organización. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.[17]2. Elaboración del manual de funciones del personal
Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:
Manual de funciones y responsabilidades. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos. Estructura orgánica de la Empresa. Manual de normas administrativas. Delineamientos o directrices de contratación de Personal. Reglamento laboral. 3. Estructura del manual de funciones del personal
Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:
Descripción básica del cargo El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
Objetivo estratégico del cargo Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
Funciones básicas En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el como hacer para cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos, Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible.
Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una consciente autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al menos estar muy cercana.
Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales.
Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.
Personal relacionado con el cargo En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.
Perfil del Cargo En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.
Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de selección.
Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al empleado con su cargo.
Líneas de Autoridad Es la relación de dependencia del puesto. Cuál es el puesto inmediato superior (jefe) y qué puestos le reportan (subalternos).
4. Implantación del manual de funciones del personal
Aunque no se ha mencionado, es obvio que para implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.
En segundo lugar, el manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto no debe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.
En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su interacción en la empresa, se debe seguir con una breve inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades.
5. Mantenimiento del manual de funciones del personal
La importancia de manejar unos adecuados procesos, formatos y normas en una empresa, le permite a la compañía darles a los empleados una autonomía acorde con el cargo y sus responsabilidades. Esto se debe acompañar con un adecuado sistema de control de gestión para detectar y corregir a tiempo los problemas internos que se puedan ir presentando. Además, si estos procesos son adecuadamente implementados, siempre se podrá seguir planeando y ejecutando proyectos sin los disturbios de pequeños problemas que pueden ser corregidos sin que tengan que llegar a los altos niveles de la compañía para darles oportuna solución.[18]
Definición de manuales de organización de la unidad de Archivo
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
El manual de organización de archivo describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Unos archivos organizados indican una preocupación por el trabajo bien hecho, por servir a los ciudadanos y por conseguir la eficacia y la eficiencia tan necesarias en la organización. El mismo incluirá la representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización.
Estos manuales son de suma importancia para la organización porque a través de ellos podemos normalizar y precisar las funciones y obligaciones del personal que compone una unidad de información en este caso, los archivos, para lograr mediante su implementación la eficacia entre lo que corresponde a las funciones entre puestos de trabajos y la estructura organizativa.[19]
1. Objetivos de manuales de organización de la unidad de archivo
El objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos de la administración pública y privada y facilitarles el cumplimiento de las normativas existentes dentro de la organización, la idea es que cada servicio elabore el suyo de acuerdo a su realidad particular. Las herramientas y consideraciones incluidas deben ser entendidas sólo como recomendaciones a los servicios y organismos públicos y privados para la gestión de sus archivos[20]
2. Elaboración del manual de organización de la unidad de Archivo
El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución contempla entre sus lineamientos básicos para la elaboración de manuales, lo siguiente:
Ø Todos los documentos generados por funcionarios de un servicio público en cumplimiento de sus funciones como tales y los documentos generados por mandato del servicio a personas naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio documental de dicho servicio.
Ø En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus políticas, responsabilidades legales y administrativas, así como su desarrollo y evolución institucional. En este sentido, todo documento tiene información y, consecuentemente, se hace necesario su control.
Ø Los documentos de una institución son únicos, en tanto cada trámite es producto de una acción administrativa. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación.
Ø Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de estar organizados y su información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina habitualmente como “encargado de archivos”. Esta persona puede tener a su cargo un equipo de apoyo en aquellos casos en que el volumen de los documentos generados y administrados por el servicio así lo amerite.
Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales.
3. Estructura del manual de organización de la unidad de Archivo
En este apartado se obtendrá información que permita contar con la relación de las dependencias que conforman la institución, así como funcionarios que la integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional, lo cual permitirá efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y unidades administrativas
La información anterior permitirá obtener una visión integral de la institución a través de la elaboración de los organigramas actuales que muestren la conformación estructural de la institución, facilitando a su vez el análisis y el estudio correspondiente.
Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de contenido.
1. De identificación
La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la cual da a conocer los datos más elementales como son:
a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere el manual.
b) Logotipo de la dependencia o entidad.
c) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.
En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las firmas de quien elabora, aprueba y valida el documento.
2. De contenido
En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen a continuación.
�� Introducción
�� Antecedentes Históricos
�� Marco Jurídico - Administrativo
�� Atribuciones
�� Estructura Orgánica
�� Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades)
�� Objetivo y Funciones
3. Introducción
Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información sobre el ámbito de competencia de la organización que se trata, cómo se usará, y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.
Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo
La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.
4. Antecedentes Históricos.
Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, entidad o unidad administrativa; se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo citado lleva a imprecisiones.
5. Marco Jurídico - Administrativo
En este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.
Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.
Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación.
♦ Constitución Política de la República Mexicana
♦ Constitución Política del Estado
♦ Leyes
♦ Códigos
♦ Decretos
♦ Convenios
♦ Reglamentos
♦ Acuerdos
♦ Actas Constitutivas
♦ Circulares
♦ Otros
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma cronológica en cuanto a su aparición.
Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrará cronológicamente según su última fecha de reforma.
6. Atribuciones
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo.
Este apartado consiste en una transcripción textual de las facultades conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, cuando sea el caso del Manual General de Organización de una Dependencia y cuando se trate del Manual de Organización de una unidad administrativa (Dirección General o equivalente), se transcribirán las atribuciones que le asigna el reglamento interior a la Dependencia, indicándose el artículo correspondiente, o lo especificado en alguna otra normatividad que le resulte aplicable.
Con relación a un manual de organización de una Entidad, se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o decreto de creación y del reglamento interior de la misma.
En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo y las fracciones correspondientes.
7. Estructura Orgánica
Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al titulo o nominación de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa.
8. Organigramas
Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática, la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y sus respectivas relaciones. Para su diseño se deberán considerar los siguientes puntos:
1. Forma.- se utilizará la figura del rectángulo.
2. Dimensión de la Figura.- el tamaño de los rectángulos deberá ser siempre el
mismo sin importar los niveles jerárquicos.
3. Trazo.- se representa con trazo continuo los órganos permanentes y con un
trazo discontinuo los no permanentes que se reúnen de manera eventual.
4. Colocación de las figuras.- las figuras se colocan con base a los diferentes
niveles jerárquicos, igual nivel jerárquico y nivel de desconcentración.
5. Líneas de Conexión.- Indican las relaciones entre los diferentes órganos.
�� Relación principal de autoridad (relación lineal).- implica una relación
subordinada entre los responsables de la Unidad y sus subalternos.
9. Estructura Orgánica
1. Dirección General de Recursos Humanos
1.0.1.Unidad de Informática
1.1 Dirección de Desarrollo de Personal.
1.1.1. Subdirección de Reclutamiento
1.1.2. Subdirección de Capacitación.
1.2 Dirección de Nómina
1.2.1. Subdirección de Sistemas
Secretaría de la Contraloría General
Guía para la elaboración de manuales de Organización
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�� Relación de apoyo.- es la que existe entre los órganos que tienen por objeto apoyar a los de línea. Se colocan perpendicularmente al órgano que apoyarán.
�� Relación de desconcentración.- representa a los órganos geográficamente desconcentrados de la unidad administrativa de la que dependen.
Esta representación gráfica de la organización debe contener un recuadro en la parte inferior derecha, en la cual contendrá el nombre y firma del titular de la Dependencia o Entidad, dándole el carácter oficial a dicha estructura.
10. Objetivo
Describe el propósito que pretende alcanzar la dependencia o entidad, para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución.
La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible, y su redacción sencilla y en párrafos breves; además la primera parte de su contenido expresará QUE SE HACE; y la segunda, PARA QUE SE HACE.
La determinación del mismo se hará con apego a las atribuciones conferidas por Ley.
�� Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.
�� Se describirá, en lo posible, en una extensión máxima de doce renglones.
�� Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dependencia, entidad o unidad administrativa según corresponda.
�� Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
�� Se evitará subrayar conceptos.
�� El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa, a fin de que el funcionamiento general de la organización se encamine a su consecución.
11. Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:
Sustantivas.- son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.
De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por toda organización.
En el caso del Manual General de Organización de una Dependencia, se contemplarán las funciones hasta el nivel de la estructura orgánica considerada en su Reglamento Interior publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, y las entidades incorporarán en su manual hasta el último órgano o área de trabajo definida, de igual forma para las unidades administrativas (Dirección General o equivalente) que conforman una dependencia.
A continuación se enuncian los lineamientos que deberán observarse en la formulación de funciones.
· En el caso de las dependencias las funciones deberán derivarse de las atribuciones legales conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, para las entidades en la Ley o decreto de creación y su Reglamento Interior, y para las unidades administrativas y órganos desconcentrados en el Reglamento Interior de la dependencia en la que estén adscritos. Para los órganos desconcentrados que fueron creados por Ley o decreto, de ese ordenamiento deberán derivar sus funciones para su manual de organización.
· Las funciones deberán de presentarse en forma de relación y jerarquizadas conforme a su importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.
· Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia, entidad o unidad administrativa.
· Las funciones asignadas a un órgano deberán ser afines, compatibles y/o complementarias.
· Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparan por afinidad y siguiendo un orden lógico.
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· Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más, deberá especificarse en cada uno de los órganos.
· Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y se considere el orden lógico del proceso administrativo(Planear, Programar, ejecutar, controlar y evaluar)
· Se evitará el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos. �� Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.
· Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas por el titular de la dependencia, entidad o unidad administrativa.
· Al término de la última de las funciones deberá agregarse la frase siguiente:
"Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia".
12. Bibliografia
Es la relación de libros o fuentes de información utilizadas para la elaboración de trabajo.
Deberá contener los siguientes puntos:
• Nombre del autor(es).
• Título del libro.
• Volumen y edición.
• Lugar de impresión, editorial y fecha.
• Párrafos o títulos consultados.
Si se considera que esta parte del manual es irrelevante, puede suprimirse.
4. Implantación del manual de organización de la unidad de Archivo
Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada. Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la participación de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones. Terminado el Manual de Organización, deberá contarse el número de páginas que lo integran, y numerar cada página. Una vez cuente con el proyecto de Manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del Manual de Organización, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento. Una vez que el Manual de Organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación. La utilidad del Manual de Organización radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado, a través de revisiones periódicas, y enviarlo a la Secretaria de la Contraloría General del Estado, para que ésta valide su actualización. El Manual de Organización deberá actualizarse, cuando se presenten modificaciones en las atribuciones, estructura orgánica, funciones o simplemente en la revisión que se haga, misma que será cada año.5. Mantenimiento del manual de organización de la unidad de Archivo
Para cumplir con los plazos dispuestos en este Manual, corresponde que cada institución se asegure de cumplir cabalmente con las instrucciones relativas al contenido de los archivos, debido a que, como es natural, ellos no puede darse por entregados si contienen errores que impiden procesarlos o utilizar la información que se proporciona con ellos.
Para verificar que los archivos están en condiciones de ser admitidos y sin perjuicio de otras revisiones posteriores que puede realizar, esta unidad de supervisión aplicara ciertas validaciones manuales o computacionales. Dicho procedimiento en ningún caso exime a los organismos de su responsabilidad por la calidad de los datos que debe entregar de acuerdo con las instrucciones legalmente impartidas por los Organismos.
Conclusión
Opinión personal: estos manuales son muy importantes en las organizaciones ya que gracias a ellos podemos realizar la asignación de los cargos a los trabajadores y identificar las funciones que van a realizar en las organizaciones, para así lograr una eficiencia y eficacia con el cumplimiento de las tareas asignadas y el desarrollo de las empresas.
Elaborado por: Araujo, Mervin V-16.668.021
Opinión personal: La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Elaborado por: Mogollón, Yuleima V-17.442.383
Bibliografía
Internet
Mundoarchivistico. http://www.mundoarchivistico.com.ar/index.php?menu=diccionario&accion=ver&palabra=pasos
Sandra Guadalupe López de Miranda. http://www.monografias.com/trabajos72/plan-accion/plan-accion.shtml
Glosario ilustrado de terminología archivística costarrisence – CONCLA. http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_P.html
http://mmejiav.wordpress.com/2009/09/14/manual-procedimientos/ (Consultado 25/01/2011 5:14 p.m.) Universidad Nacional Educación a Distancia
· HEREDIA HERRERA, Antonia (1991) Archivística General. Teoría y Práctica. – Sevilla Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla
· CRUZ MUNDEl, José (1994) Manual de Archivística / José Ramón Cruz Mundet. – Madrid [cte.] : Fundación Germán Sánchez Ruipérez ; Madrid : Pirámide
· El Manual de Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local y las Leyes y
· Decretos con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública
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[8] Glosario ilustrado de terminología archivística costarrisence – CONCLA. http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_P.html
[11] http://mmejiav.wordpress.com/2009/09/14/manual-procedimientos/ (Consultado 25/01/2011 5:14 p.m.) Universidad Nacional Educación a Distancia
[13] http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml . Hora. 11:50pm 14/05/2011
[15] - Casilimas Rojas, Clara Ines y Ramirez Moreno, Juan Carlos: Fondos acumulados. Manual de Organización, Archivo General de Colombia.- Santafé de Bogotá, 2004, Pág. 31-32. - Diccionario de terminología archivística: Madrid: Dirección de archivos Estatales. Ministerio de Cultura. 1993.
[16] Palma, José. Manual de procedimiento [en línea] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con (consultado el domingo 15 de mayo a las 6:40 pm)
[17] John M. Ivancevich. HumanResource Management, Nueva York, Richard D. Irwin, 1995, p.657. Idalberto Chiavenato . “Ajudando a avaliar a funcao da ARH”, Revista Decidir, Rio de Janeiro, año V, No.52, noviembre 1998, pp10-14. John M.I vancevich, op. Cit., pp. 665-666
[18] JAILER AMAYA CORREA. Manuales de Normas y Procedimentos. Ingeniería Petrobras DPSU - Colombia . Ingeniero de Petróleos (U. Nal).Especialista en Alta Gerencia (U. Andes).Especialista Administración Pública (ESAP).Evaluación de Proyectos (Eafit). http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyprocedimientos/. Consultado : Domingo 15-05-2008. Hora: 03:09am.
[19] www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt....Manual DE Organización de Archivos. Extraído el 14-05-11 a las 5 33 PM
[20] Guía para la elaboración de un manual de procedimientos de gestión de archivos http://www.probidadytransparencia.gob.cl/assets/files/documentos/material_trabajo/guia_de_contenidos_manual_de_procedimiento.pdf
INTERVENCIÓN DE TRES PARTICIPANTES DEL GRUPO
Resumen del Manual de Procedimientos para las Unidades de Control Documental del Registro Agrario Nacional y de los Criterios de Funcionamiento para las Unidades de Control Documental del Registro Agrario Nacional
De conformidad con lo que dispone la fracción III del artículo 17 del Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional en el que faculta a la Dirección en Jefe para expedir los manuales de organización, de procesamiento y de servicios que se requiera en el organismo y considerando que: La transferencia material y jurídica de los archivos de la Secretaría de la Reforma Agraria al Registro Agrario Nacional, tiene por objeto que este último realice en forma eficaz el control de la tenencia de la tierra y seguridad documental atribuida en el artículo 148 de la Ley Agraria así como el resguardo, acopio, archivo y análisis documental del sector agrario, se conforma el Archivo General Agrario, que será el encargado de la custodia, clasificación y catalogación de los documentos en materia agraria con el objeto de facilitar la organización y consulta de dicha información, acorde a lo dispuesto en el artículo 10 del propio ordenamiento.
Manual de procedimientos para las unidades de control documental del registro agrario nacional.
Presentación
Es innegable la importancia que revisten los Archivos Agrarios para las Dependencias componentes del sector agrario como fuentes de información documental indispensables para el cabal cumplimiento de sus objetivos y metas, justificando así el sentido social que tienen como entidades de la administración pública.
Las actividades propias del sector requieren de Unidades de Control Documental eficientes, que den confiabilidad en el servicio que proporcionan, de tal suerte, que ha sido necesario definir específicamente las actividades que en ellas se desarrollan con el fin de uniformar criterios de procedimiento de operación en un marco de organización funcional, englobado en un Sistema Nacional de Archivos Agrarios.
Tarea impostergable es dar vigencia a la metodología en administración de documentos y archivística en las labores cotidianas del quehacer documental agrario de la institución, coadyuvando a la adecuada toma de decisiones que sobre la materia se precisen.
A efecto de dar congruencia a lo anterior, en dicho documentos se manifiestan los procedimientos que regularán el funcionamiento operativo de las Unidades de Control Documental del Registro Agrario Nacional, tanto a nivel territorial como central.
Referencia: Unidades de Control Documental del Registro Agrario Nacional
Luis Canelón
C.I. No. 14.789.195
Definición de Manual:
Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones, documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de actividades.
Bibliografias:
Manuales administrativos: Guía para su elaboración. Sistemas Administrativos Gómez Ceja, México, Mc Graw Hill 1997.Andreyna Borges Landaeta
C.I. No.18.752.385
Definición de manuales de funciones del personal
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.).
Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de sus tareas.
Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de sus tareas.
Objetivos de los manuales:
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal osectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definirresponsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal ypropiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando larepetición de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organización. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de lasmodificaciones necesarias en la organización.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con elresto de la organización.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintosniveles jerárquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes,prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la
organización.
Bibliografía:
Idalberto Chiavenato. "Ajudando a avaliar a funcao da ARH", Revista Decidir, Rio de Janeiro, año V, No.52, noviembre 1998, pp10-14 John M.I vancevich, op. Cit., pp. 665-666
Idalberto Chiavenato. "Ajudando a avaliar a funcao da ARH", Revista Decidir, Rio de Janeiro, año V, No.52, noviembre 1998, pp10-14 John M.I vancevich, op. Cit., pp. 665-666
Yuleima Mogollón
C.I. No. 17.442.383
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