INTRODUCCIÓN
En este trabajo conoceremos los diferentes enfoques que tienen los profesionales de la Archivología en nuestro país y los puntos de vista de especialistas de otros países.
La visión que se tiene sobre las instituciones, el marco legal que rige las normas archivísticas, la relación que existe entre los archivólogos y los entes productores de documentos.
Históricamente se puede definir el término de Documento de Archivo de varias formas: dentro del Derecho Romano los documentos adquirían una condición de fe pública, confiados a unos empleados especiales ligados por un juramento especial y esto era lo que le daba la garantía a la autenticidad de los mismo, y más adelante surgieron varios cambios los cuales le consignaban al término el valor legal a través de un notario o escribano, actualmente son parte del patrimonio si se habla de documentos históricos, y es de suma importancia que estos documentos tengan una relación con su entidad productora.
De igual forma se debe mencionar que están comprendidos por dos aspectos que son los caracteres tanto internos como externos que poseen estos tipos de documentos, los primeros conforman la apariencia o estructura física de los documentos, y los siguientes, el contenido informativo de los mismos.
Sin obviar que es a través de ciertos parámetros o procesos por los cuales deben pasar los documentos, y son las llamadas etapas o ciclo vital de los documentos, que van desde su creación hasta su eliminación, o selección para su custodia permanente, regidas por dos valores, primario y secundario, la misma comprende, Primera edad: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados, Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación
Vale la pena destacar que su importancia radica en la preservación y conservación del patrimonio documental y la disposición al uso y adopción de normas que garanticen su transmisión a las futuras generaciones, ya que son testimonios vivos del patrimonio histórico y cultural de cada país y están ligadas a su historia, a su vida contemporánea y a su quehacer en general, son considerados como bienes culturales cuando, por razones de selectividad, alcanzan la representación de otros comunes a ellos.
DOCUMENTO
Definición de documento: desde su concepto más general. Desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.
Desde su concepto más general.
Etimológicamente procede del latín «documentum», derivado del verbo «docere»: enseñar, instruir; más como quiera que este es un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legislativo.[1]
“Documento es todo escrito en que se hace constar alguna cosa y que sirve para probar lo consignado en él.”[2]
“Por documento se entiende todas las obras del pasado que puedan todavía ser evocadas por nosotros en los signos de la escritura, en la notaciones musicales, en las pinturas, esculturas y arquitecturas, en los hallazgos técnicos, en las transformaciones hechas de la superficie terrestre, en las llevadas a cabo en la profundidad de los ánimos, o sea en las instituciones políticas, morales, religiosas, en las virtudes y en los sentimientos formados poco a poco a lo largo de los siglos y aún vivas y activas dentro de nosotros”[3]
“Documento es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen recogida en cualquier tipo de soporte material”.[4]
“Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”[5]
Desde la Archivística
Según el Diccionario de terminología archiuística se entiende por documento «la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.
“Documento es un objeto corporal producido de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo, o el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información”.[6]
Desde el marco legal venezolano
En Venezuela existen un conjunto de leyes que regulan y orientan la labor archivística, con la finalidad de garantizar y proteger el derecho de todos los ciudadanos y ciudadanas de acceder a la cultura y a la información. Proporcionar a las personas el derecho a estar informados y a conocer sus fuentes. Artículo 99 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. “Los valores de la cultura constituyen un bien irrenunciable del pueblo venezolano y un derecho fundamental que el Estado fomentará y garantizará, procurando las condiciones, instrumentos legales, medios y presupuestos necesarios. Se reconoce la autonomía de la administración cultural pública en los términos que establezca la ley. El Estado garantizará la protección y preservación, enriquecimiento, conservación y restauración del patrimonio cultural, tangible e intangible, y la memoria histórica de la Nación. Los bienes que constituyen el patrimonio cultural de la Nación son inalienables, imprescriptibles e inembargables. La Ley establecerá las penas y sanciones para los daños causados a estos bienes.
Principales instrumentos legales que rigen la materia archivística en el país:
· Decreto sobre Organización y funcionamiento de la Administración Pública Nacional. 2007
· Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (Habilitante) 2008
· Ley de Protección y Defensa del Patrimonio Cultura. 2007
· Ley de los Consejos Comunales. 2006
· Ley de Archivos Nacionales.1945
· Ley contra la Corrupción.2003
· Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.2001
· Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública (Habilitante).2008
· Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 1999
· Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (Habilitante) 2008
· Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (Habilitante) 2008
· Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública (Habilitante).2008
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública (Habilitante).2008
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública (Habilitante). Artículo 147: “El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración Pública Nacional responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional”.
Ley de Archivos Nacionales. Artículo 1: “Se declara de utilidad pública la guarda, conservación y estudio de los documentos y archivos históricos de la República”. Artículo 2: “Los archivos y documentos a que se refiere el artículo anterior, pertenecen a las entidades políticas, eclesiásticas, culturales o personas privadas a quienes correspondan según la naturaleza de ellos o porque los hayan adquirido legítimamente”.[7]
Definición de documentos de archivo. Caracteres externos e internos. Relación con la entidad productora.
Documentos de archivo
“Soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información útil para el trámite”[8]
“Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico o cultural y debe ser objeto de conservación”.[9]
“Incluye a todos los documentos que las instituciones e individuos crea o reciben durante las transacciones administrativas y gerenciales, aportando pruebas de su realización, conservándose por aquellas, o en nombre de ellos, para su propio uso en el presente-futuro o para el uso de otros que tengan un interés legitimo en ellos”.[10]
“Es testimonio y prueba de competencias, funciones, actividades, acciones-actos, registrados en un soporte perdurable”[11]
“Es un documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o lenguaje que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios por una institución o persona que lo conserva para testimonio y prueba y continuidad de su gestión”[12]
Caracteres externos e internos
Caracteres externos:
Son aquellos que no pueden ser examinados en las copias. Serían los relacionados con su estructura física.
· Soporte: Configuración física del documento. Ejemplos: Papiro, pergamino, papel, acetato de celulosa. Disquetes, CDs. Es la materia mediante la cual se hace perceptible el contenido del documento.
· Clase: Es el medio empleado para transmitir la información. Medio que se adopta para fijar o transmitir la información. Escritura: documento textual. Dibujo: Documento gráfico. Imagen y sonido: Documento audiovisual. Máquina: Documento informático. Electrónicos: Generados en el entorno de ordenadores.
· Formato: Con que se presenta la materia y la inserción en ella de la escritura. Tamaño del papel, o si forma cuadernillos o libros.
· Cantidad: Número de unidades, documentos – volúmenes-legajos y el espacio que ocupan los documentos.
· Forma o tradición documental: Relación del documento con el hecho documentado: minutas, originales, copias; el modo de transmición del documento.
· Tipo: Número y disposición de los elementos informativos. La repetición en el tiempo del mismo tipo documental da lugar a la serie documental.
Caracteres Internos
Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, se encuentran siempre sea cual sea la tradición documenta, original y copia.
· Entidad productora o autor del documento: Persona física o jurídica que lo ha producido.
· Función Administrativa: Que los genera, en virtud de una competencia o trámite administrativo.
· Fecha y lugar de producción: Cronológica y tópica, que lo sitúa en el tiempo y en el espacio.
· Contenido del documento: Asuntos, temas o negocios de los que trata el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción. Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la contratación de una persona para el desempeño de ciertas actividades laborales. El contenido puede ser: Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, por ejemplo: un expediente personal, judicial, etc. Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio, como es el caso de un censo de población. Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo una memoria de gestión.
Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le sigue, como eslabón de una cadena.
Relación con la entidad productora
La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. La persona o entidad que produce el documento; o el destinatario del documento, que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o administrativa o por alguna finalidad práctica. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizan, los archivos, los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades, y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión, realizada con las atribuciones debidas para ello. Por ello, tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural, en cumplimiento de sus funciones o fines. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta, que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador.
Características de los documentos de archivo
· Soporte: que le confiere corporeidad física, pudiendo ser desde una tablilla de barro hasta un disco óptico
· Información: la noticia que transmite.
· Registro: la fijación de la información en el soporte ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos.
Otras características definitorias y diferenciadoras son:
· Autenticidad: los documentos deben probar o demostrar que son las que afirman ser, es decir, que están acreditados o certificados como ciertos y positivos por los caracteres, requisitos o circunstancias que así lo comprueban y que han sido credos o enviados por la persona, organización o institución de la cual se afirma que lo ha creado o enviado.
· Fiabilidad: un documento fiable es aquel cuyo contenido representa de manera precisa las operaciones, actividades o hechos de los que da testimonio.
· Integridad: el contenido de los documentos debe permanecer complemento e inalterado. En caso de requerirse alguna modificación, la misma ha de ser realizada sólo por personas autorizadas, dejando constancia de dicha modificación.
· Disponibilidad: los documentos deben estar organizados de manera tal que puedan ser localizados, recuperados, presentados e interpretados de acuerdo a la actividad que los produjo, además de garantizarle el acceso a las personas interesadas en la información que contienen. De allí que sea importante destacar, que en el caso de aquella documentación producida por los colectivos (sean éstos, organizaciones o grupos), aquellos miembros responsables de guardar dicha documentación, actúan como custodios, nunca como dueños exclusivos de la misma. Por lo tanto deben responder por ella, no sólo durante el tiempo que dure su gestión, sino también y sobre todo al momento de transferirla o entregarla a los nuevos responsables, cuando el vocero o vocera cese en sus funciones.[13]
Funciones del documento
Como producto de la actividad humana, su función es servir como fuente de conocimiento que demuestra o prueba algo, ya que es testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información.
El documento de archivo es único e irrepetible, y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa, pública o privada, y se emite en folios o en piezas sueltas, generalmente en grafía manuscrita, aunque en rara ocasiones suele también realizarse por medios impresos, en originales múltiples. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. ¿Cuál es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido valido y autenticado por sus autores con las correspondientes firmas, rúbricas y sellos?[14]
Importancia del documento
· Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial
La doctrina archivística y jurídica, hasta finales de la Edad Moderna, considera siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico, con valor probatorio. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica, principalmente en relación con las ciencias históricas. Los documentos son testimonio e información y pueden ser utilizados como prueba y como fuente de datos. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo, que a simple vista parece confundirse. Todos los documentos dan noticia de algo, informan sobre algo. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente, auténtico e imparcial. No sólo informa, sino que es garantía de que el hecho relatado es verdadero y, por lo tanto, constituye testimonio científico, se eleva también el papel del archivo como fuente de información, al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica, principalmente de carácter histórico. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial, como el Archivo General de Indias. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo, con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico.
· Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho
Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional, el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. Pero es más, con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos, el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado, garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. Con la seguridad del acceso final a la documentación, aunque a veces haya que esperar a los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso, los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública, en el testimonio más fidedigno de la vida política, social, económica y administrativa. En definitiva, los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles, es decir, los archivos, son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho.
· Objetividad, autenticidad, originalidad
Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestión. De ahí la nota fundamental que puede atribuírseles y que es la objetividad. Suelen reproducir los hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica) Esto no obsta para que a veces excepcionalmente, haya documentos administrativos con vicios que afecten y deformen la información, por contener elementos falsos e inexactos. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo, y debe ser siempre probada científicamente. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística, de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación, evaluación y valoración de los documentos. Sin embargo, el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos, mecanografiados, sonoros, fotográficos, audiovisuales, electrónicos..., son incalculables. En general, muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos, testimoniales y, por tanto, fehacientes, probatorios y de carácter jurídico y administrativo. [15]
Clasificación de los documentos de archivo
Tipo Documental o Tipologías documentales
Es el carácter o atributo de un documento de archivo, que se origina en la actividad administrativa a la que sirve este documento.[16]
Son producidos por un organismo o persona en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos, por lo tanto, pueden existir infinitos tipos de documentos como gestiones o actividades hallan en una institución pública, privada o personal.[17]
Se clasifican en:
· Dispositivo o Imperativos: Una persona asienta su autoridad con la intención de que esta sea obedecida. Ejemplo: Leyes, decretos, resoluciones, sentencia, etc.
· Testimoniales o Probatorios: Una autoridad asienta o acepta una información, haciendo que tenga valor legal. Ejemplo: Registros de matrimonio, de propiedad, patentes, actas de reuniones, certificados emitidos, balances y libros contables, etc.
· Informativos o Noticiosos: Una persona cualquiera o institución asienta una información o noticia relacionada con una tramitación. Ejemplo: Oficios, cartas, memorandos, circulares, notas, telegramas, informes técnicos y científicos, documentos contables, administrativos, presupuestarios y otros incluidos en soportes magnéticos.
Tradición Documental
Se refiere al carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como:
· Minuta: Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original. Notas de lo dicho en una reunión, esquema que un jefe entrega a su secretaria para que redacte una carta. No forma parte de la archivalía. Es inferior al borrador y sirve para la realización posterior del borrador o del documento original. Solía ser redactado en el anverso del documento original.
· Borrador: Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. No cumple más requisito que contener el texto. Se encuentra en situación marginal con respecto a la archivalía, ya que no suele ser considerado parte de ella. Sólo es indicio de existencia del documento final.
· Original: Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan o habilitaron para cumplir el objetivo al que está o estaba destinado. Expresa la voluntad directa de su creador, conserva la forma y modo en que fue creado.
· Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia “es copia”.[18]
Otra clasificación:
· Ámbito Jurídico: Público o privados
· Por la prioridad: Administrativos o históricos
· Por su composición: Simples o compuestos
· Por su manera de transmitir la información: Textuales, imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por máquina, orales.
· Por funciones que testimonian: substantivos o específicos y facilitativos o comunes[19]
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Definición de Documento Administrativo
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.[20]
“La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos”. [21]
Características del Documento Administrativo
· La exclusividad: La información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e identidad. Es exclusiva.
· La génesis: Se produce dentro de un proceso natural de actividad, surgiendo como producto y reflejo de tareas de su productor, no son algo ajeno a él. Dan cuenta de las actividades y funciones que caracterizan la misión de la institución.
· El carácter seriado: Los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas, informes, etc.).
· La interrelación: Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (unidad administrativa o expediente) y por las relaciones establecidas entre sí).
· Son constitutivos de patrimonio documental de la entidad.
· Las unidades de gestión de la institución los transfieren, transcurrido el plazo establecido, a su servicio de archivo.[22]
Otras características:
· Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
· Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública
· Su emisión es válida: Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa. [23]
Tipos de Documentos Administrativos
Los documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitación de que consta todo procedimiento.
Estas tres fases sería la siguiente:
Documentación de iniciación
1. Acuerdo de Iniciación del procedimiento. Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados.
2. Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud. Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría, terminando su tramitación.
3. Petición de mejora voluntaria de la solicitud. Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría modificar o mejorar esa solicitud.
4. Acuerdo de adopción de medidas provisionales. Estos acuerdos se adoptan en aquel procedimiento administrativo en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
5. Acuerdo de acumulación de procedimientos. La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo conjuntamente.
6. Acuerdo de práctica simultánea de trámites. Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.
Documentos de instrucción
1. Acuerdo de apertura de un período de prueba. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
2. Acuerdo de práctica de prueba. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.
3. Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando estas circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo
4. Oficio de petición de informe preceptivo determinante. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en la normativa aplicable, a juicio del órgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolución de un procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el procedimiento, y por tanto no se podrá seguir con la tramitación del mismo hasta que no se reciba dicho informe.
5. Oficio de petición de informe preceptivo no determinante. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse así en la normativa aplicable, a juicio del órgano competente no resultan imprescindibles para la resolución del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se continúa la tramitación del mismo.
6. Oficio de petición de informe facultativo. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o valoraciones que el órgano administrativo estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En ningún caso su no recepción puede suponer una interrupción de plazos en la tramitación de dicho procedimiento.
7. Citación de comparecencia. La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.
8. Concesión de trámite de audiencia. Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia. Con este trámite el interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar, en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que se está llevando a cabo, a la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren importantes para la resolución que en su día se dicte.
9. Acuerdo de apertura del período de información pública. Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona física o jurídica que esté interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
10. Acuerdo de ampliación de plazos. Es un documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen. Esta implicación de plazos la puede conceder la Administración de oficio o a petición de los interesados. Existen dos supuestos de ampliación: 1.- Una ampliación de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos por la normativa aplicable. Esta ampliación puede concederse de oficio por la Administración o a petición del interesado y siempre que no se perjudiquen derechos de terceras personas. 2.- Una ampliación de plazos no superior al plazo inicialmente establecido por la normativa aplicable a la tramitación de un procedimiento. Esta ampliación la decide de oficio la Administración en aquellos supuestos en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el citado procedimiento.
11. Acuerdo de tramitación de urgencia. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.
12. Acreditación de la notificación. Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificación: fax, servicio postal, mensajería, etc., así como las circunstancias que han concurrido en la práctica o no de la notificación: si se ha notificado al interesado, su representante, si la notificación ha sido rechazada, si es desconocido el lugar de la notificación, etc...
Documentos de terminación
1. Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente, llegándose en este caso al archivo del expediente y a su notificación al interesado.
2. Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio no susceptible de producir actos favorables. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que está establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada Este acuerdo solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.
3. Resolución tipo. La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste.
4. Resolución de inadmisión. Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
5. Certificación de acto presunto. Es un documento que la Administración expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido. La certificación de acto presunto tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolución expresa.
6. Acuerdo de la suspensión de la ejecución de un acto. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la protección del interés público y la eficacia de la resolución.[24]
Funciones de los Documentos Administrativos
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1. Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2. Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Otras funciones:
· Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
· Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
· Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.
· Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
· Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
· Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.
· Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
Ciclo Vital de los documentos
“Se refiere al período de vida de los documentos según su uso o función, desde el mismo momento en que se generan como producto de la gestión administrativa hasta su destino final”.[25]
“Etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil, que permiten diferenciar cuatro tipos de archivos, según la fase en que se encuentran los documentos”.
Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una omisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.
Segunda edad: Información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Segunda edad: Información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.[26]
Valor de los documentos
Representa el conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservación permanente de los documentos[27]
Para la autora Ana Dupla, la valoración, se encuentra estrechamente vinculada con la actividad primaria de identificación de la serie documental donde se encuentra inmerso cada documento simple como compuesto. La identificación consiste en establecer en cada uno de ellas los valores que poseen sus documentos en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de su importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores.[28]
Cuadro elaborado por José Luis La Torre Merino y Mercedes Martín-Palomino Benito sobre los valores primarios y secundarios donde se pueden apreciar los valores de los documentos.[29]
Valor de los Documentos | Primarios | Valor Administrativo: Aquél que tienen los documentos para la Administración que los ha producido como testimonio de sus procedimientos y actividades. |
Valor Legal: Aquél que pueden tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley. | ||
Valor Fiscal: Aquél que tiene los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. | ||
Valor Jurídico: Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. | ||
Valor Contable: Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario. | ||
Secundarios | Valor Informativo: Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualesquiera actividades de la administración. | |
Valor Histórico: Aquél que posee un documento como fuente primaria para la Historia. |
· Valores Primarios: Son los considerados los más importantes porque tienen identificado el origen del ente productor y se encuentran regulados con un instrumento legal para su creación, trámite y resolución. Son de carácter administrativo, legal, fiscal, jurídico y contable.
· Valores Secundarios: Se encuentra representados por los documentos o series documentales que ya han perdido parte de su valor primario, es decir que resultan de mayor importancia para la investigación, con carácter informativo, para evidenciar la evolución histórica y como testimonio de la cultura.
Edades de los documentos
Fase | Acciones y funciones | Retención/ Valor | Local | Archivo | Edad |
Pre-Archivística | · Producción del documento. · Tramitación del documento. · Uso frecuente | De 1 a 3 años/ Primario | Oficina o dependencia Productora | Archivo Gestión | Activa |
Archivística | · Concentra los documentos en un espacio adecuado y con todos los parámetros climáticos y archivístico | De 3 a 10 años/ Primario | Descentralizados o Periféricos | Archivo Administrativo | Activo |
Intermedio | · Concentración masiva de los documentos trasladados o transferidos desde los archivos administrativos y/o archivos de gestión. · Los documentos en su mayoría han perdido vigencia o uso. · Se aplican plazos precauciónales | De 10 a 15 años/ Primarios De 15 a 30 años/ Secundarios | Archivo Intermedio o Central | Archivo Intermedio, Central o General | Semiactiva |
Histórica | · Conservación permanente de documentos de importancia histórica, cultural, científica e informativa. · Integrada por el Patrimonio Documental de la Institución, Región o País. | De 30 años permanente/ Secundario e Histórico | Archivo Histórico, Centro de Documentación e Investigación Histórica. Archivo Central | Archivo Histórico | Inactiva |
Fases
· Fase Activa o primera fase: Corresponde a la etapa administrativa. Es en la que se genera el documento, por lo tanto es consultado de manera constante mientras el trámite está vigente, por lo que es elemental que la documentación se encuentre debidamente organizada ya que es substancial para la adecuada toma de decisiones.
· Fase Semiactiva o segunda fase: Corresponde a una etapa tanto administrativa como intermedia, refiriéndose al momento cuando comienza a considerarse la figencia de los documentos. Los documentos que son transferidos a esta segunda fase poseen valores primarios y su guarda es precaucional, ya que en esta unidad de archivo la documentación es consultada par posibles aclaraciones, auditorías, juicios, etc.
· Fase Inactiva o tercera fase: Corresponde a la etapa permanente o histórica en donde luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su selección, estos han de conservarse de forma indefinida en una unidad de información especializada que garantice su conservación y preservación, descripción y difusión. En esta fase es transferida aquella documentación que posee valores secundarios, en donde inicia una nueva etapa, pues en ésta la documentación sirve como fuente de investigación para los historiadores, investigadores, etc.[30]
Tipo de Archivo
· Gestión: Archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, según normativas vigentes no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad. “Es el conjunto de documentos debidamente organizados y sistematizados, en fase activa cuya consulta es frecuente, y en los cuales predominan los valores primarios: administrativos, legal y fiscal y sirven de fuente de consulta y para la acertada toma de decisiones, por lo que la finalidad que se persigue es prestar un servicio de información oportuna”.
· Administrativo/Intermedios: Conjunto de documentos que carecen de uso normal, pero que deben conservarse por razones administrativas o jurídicas. Poseen valores primarios y su guarda es precaucional.
· Históricos: Esta documentación sirve como fuente de investigación, su conservación es perpetua, en condiciones que garanticen su integridad y transmición a futuras generaciones. [31]
CONCLUSION
Los conceptos emitidos a lo largo de todo el desarrollo de este trabajo, planteados por diferentes profesionales especialistas en esta materia, se centra en la aplicación correcta de las normas archivísticas sobre los documentos, su legalidad, tipología, función, valor documental y ciclo vital; con la finalidad de garantizar y proteger el derecho de los ciudadanos de acceder a la cultura y a la información, así como salvaguardar el patrimonio documental de la nación y promover centros de información.
Como recomendación del grupo, esta carrera debería ser más práctica; ya que así conoceríamos los documentos reales y precisaríamos los conocimientos adquiridos en la escuela.
BIBLIOGRAFÍA
BORRÁS, Joaquim (Marzo 2001) Las Relaciones entre Archiveros y Productores de Documentos. Biblios Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología
BRICEÑO PEROZO, Mario. (1990) Diccionario de Archivología. Archivo General de la Nación. Pág. 129
CRUZ MUNDEl, José (1994) Manual de Archivística / José Ramón Cruz Mundet. - Madrid
[cte.] : Fundación Germán Sánchez Ruipérez ; Madrid : Pirámide
FUSTER RUÍZ, Francisco (Septiembre 2001) Archivística, Archivo, Documento de Archivo. Facultad de Ciencias de la Documentación. Universidad de Murcia – España. Lima, dialnet.unirioja.es
GARCÍA E, Luis. (2000) Diccionario del Archivero Bibliotecario. España: TREA.
HEREDIA HERRERA, Antonia (1991) Archivística General. Teoría y Práctica. – Sevilla
Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla
HEREDIA HERRERA, Antonia (2007) ¿Qué es un archivo?. - Gijón
PETRICHOLE G., María del Carmen: El ciclo vital del documento y una reflexión sobre los archivos administrativos..
RONDON DE RINCON, Martha (2010) Archivo de Gestión y Producción Documental. Guía de Estudios Tema I . - Caracas
SÁNCHEZ G., Arcángel. (2007) Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información” .- Caracas
Manual Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local. Archivo General de la Nación. Caracas
Artículos de Internet
Documentos Administrativos. http://www.distritos.telepolis.com
[1] J. Le Goff: “Dokumentu/Monumentum. Documento/Monumento”, en Irargui II. 1989. Pág. 106. Manual de Archivística. José Ramón Cruz Mundet.
[2] Pérez Galaz. Diccionario de Archivología. Archivo General de la Nación. 1990. Pág.127.
[3] Mario Briceño Perozo. Diccionario de Archivología. Archivo General de la Nación. 1990. Pág. 129
[4] Prof. Arcángel Sánchez G. Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[5] La Real Academia Española. ¿Qué es un archivo?. Antonia Heredia Herrera.
[6] Prof. Arcángel Sánchez G. Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[7] Manual Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local. Archivo General de la Nación.
[8] Vásquez, Manuel. Prof. Sánchez G. Arcángel: Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[9] Archiveros colombianos. Prof. Arcángel Sánchez G. Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[10] Punto de organizacional. Prof. Arcángel Sánchez G. Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[11] Heredia Herrera, Antonia. Prof. Sánchez G., Arcángel: Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[12] Romero Tallafigo, Manuel. (1997, pág.128)
[13] Manual Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local. Archivo General de la Nación.
Prof. Sánchez G., Arcángel: Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[14] Fuster Ruíz, Francisco: Archivística, Archivo, Documento de Archivo. Facultad de Ciencias de la Documentación. Universidad de Murcia – España. Lima, Septiembre de 2001.dialnet.unirioja.es
[15] Archivística, Archivo, Documento de Archivo. Francisco Fuster Ruíz. Facultad de Ciencias de la Documentación. Universidad de Murcia – España. Lima, Septiembre de 2001.dialnet.unirioja.es
[16] Vásquez, Manuel: 1997. Prof. Arcángel Sánchez G. Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[17] Heredia Herrera, Antonia: 2006. Prof. Arcángel Sánchez G. Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[18] Prof. Sánchez G., Arcángel: Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[19] Heredia Herrera, Antonia: ¿Qué es un archivo?
[20] Modelo de Documentos Administrativos. http://www.lllf.uam.es
[21] Prof. Sánchez G., Arcángel: Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[22] Prof. Sánchez G., Arcángel: Guía de Estudio “Desarrollo Epistemológico y Teórico de la Archivología como disciplina de la Ciencias de la Información”.
[25] Manual Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local. Archivo General de la Nación.
[26] Prof. Rondón de Rincón, Martha. Guía de Estudios. Tema I. Archivo de Gestión y Producción Documental.
[27] Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Pág.124. Prof. Rondón de Rincones, Martha. Guía de Estudio, Tema I. Archivo de Gestión y Producción Documental.
[28] Duplá del Moral, Ana: Manual de Archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid.-Madrid, 1997. Prof. Rondón de Rincones, Martha. Guía de Estudio, Tema I. Archivo de Gestión y Producción Documental.
[29] La Torre Merino, José Luis y Martín-Palomino, Mercedes: Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003. Prof. Rondón de Rincones, Martha. Guía de Estudio, Tema I. Archivo de Gestión y Producción Documental.
[30] Prof. Martha Rondón de Rincón. Guía de Estudio. Tema I “Archivo de Gestión y Producción Documental” 2010, pág. 23. Prof. Sánchez G., Arcángel. Modificado por el grupo.
[31] Prof. Petrichole G., María del Carmen: El ciclo vital del documento y una reflexión sobre los archivos administrativos.. Prof. Martha Rondón de Rincón. Guía de Estudio. Tema I “Archivo de Gestión y Producción Documental” 2010, pág. 8.
INTERVENCIONES DE ALGUNOS PARTICIPANTES DEL GRUPO
Concepto de Documento
Fuster Ruiz,(1999): “Es toda expresión testimonial en cualquier lenguaje, forma o soporte, oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión grafica, sonora, en imagen o electrónica, generalmente en ejemplar único."
Consejo Internacional de Archivos ICA/CIA, el documento de archivo es la"…información registrada, producida o recibida en el inicio, gestión o finalización de una actividad que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporciona evidencia a dicha actividad"
Yesmahiry Avilez
Yesmahiry Avilez
C.I 21.150.267
Valor testimonial científico/ informativo: Fehaciente, autentico e imparcial
Fuster Ruiz 2001, “La doctrina archivística y jurídica, hasta finales de la
Edad Media, considera siempre al documento conservado en el archivo
exclusivamente desde un punto de vista jurídico, con valor probatorio. Tan sólo
al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de
los documentos: la función científica, principalmente en relación con las
ciencias históricas. Los documentos son testimonio e información y pueden ser
utilizados como prueba y como fuente de datos. Pero este valor testimonial
científico es algo distinto al valor informativo, que a simple vista parece
confundirse. Todos los documentos dan noticia de algo, informan sobre algo. Pero
sólo el documento de archivo es fehaciente, autentico, e imparcial. No sólo
informa, sino que es garantía de que el hecho relatado es verdadero y, por lo
tanto, constituye testimonio científico. Con esta implicación del concepto del
documento como testimonio científico se eleva también el papel del archivo como
fuente de información al considerarlo más allá de la simple acumulación de
documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una
primordial valoración científica”.
Scarlet Barrios
C.I 19684671
Documento de Archivo
Por tipo documental:
Documentos dispositivos o Imperativos: Son aquellos en que la autoridadasienta su voluntad con intención de ser obedecida como por ejemplo leyes,
decretos, sentencias, entre otros.
Documentos Testimoniales o Probatorios: Son aquellos en que la autoridadasienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal como
por ejemplo los registros.
Documentos Informativos o Noticiosos: Son aquellos en que un sujeto cualquieraasienta una información o noticia relacionada con una tramitación. Provienen de
cualquier nivel del organigrama.
Por tradición documental:
Original: Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todoslos requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que
está (estaba) destinado.
Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original peroque no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el
documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es
copia.
Borrador: Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplaroriginal. No cumple más requisitos que contener el texto. Se encuentra en
situación marginal con respecto a la archivalía, ya que no suele ser considerado
parte de ella.
Minuta: Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarseal documento original. Notas del o dicho en una reunión. Esquema que un jefe
entrega a su secretaria para que redacte una carta. No forma parte de la
archivarlía.
Fuente: Sánchez Gómez (2010) Tema 2. Objetos de Estudio de la Archivología. Los
archivos como contenido documental del Archivo. [Documento en línea] Disponible:
http://espanol.groups.yahoo.com/group/grupoarbiven/files/TEORIA%20Y%20PRACT%20CS\
\20inf20archivol-20102/presentaciones20de20las%0clases/. [Consulta: 2011, Marzo 12].
archivos como contenido documental del Archivo. [Documento en línea] Disponible:
http://espanol.groups.yahoo.com/group/grupoarbiven/files/TEORIA%20Y%20PRACT%20CS\
\20inf20archivol-20102/presentaciones20de20las%0clases/. [Consulta: 2011, Marzo 12].
Andreyna Bou
C.I. No. 20.410.666
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