domingo, 12 de junio de 2011

Unidad IV - Gestión Documental

Introducción

               
                Elaboramos este trabajo con la finalidad de  para tener un conocimiento más amplio de como funciona los archivos,  los tipos de archivo,  específicamente los Archivos Administrativos y los Archivos Intermedios; para poder conocer como futuros profesionales de la Archivología, sus funciones, objetivos, etapas, áreas donde se desarrollan y maneras de conservación.

El trabajo se desarrolló en cinco  capítulos:

Capítulo I: Gestión Documental. Definición. Objetivos. Características de gestión documental. Características de los procesos de gestión documental
Capítulo II: Subsistemas de gestión documental. Programa de Gestión Documental – PGD. Objetivos de implantación del PGD. Importancia de la gestión documental.
Capítulo III: Subsistema de gestión administrativa. Funciones básicas. Establecimiento de políticas y normas. Asignación de responsabilidades y normas. Establecimiento y promulgación de procedimientos. Proporcionamiento de cantidad de servicios relacionados con la gestión documental y su uso. Diseño, implementación y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos. Integración en los sistemas y procesos de actividades. Recursos Humanos, materiales, financieros e informáticos. Programa de formación para los trabajadores.
Capítulo IV: Subsistema de gestión de información documental. Desde el punto de vista legal y desde el punto de vista técnico.
Capítulo V: Sistema Nacional de Información – SIN -. Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información. La Gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones. El profesional de la información frente a estos retos.

                Los métodos que empleamos para la preparación de este trabajo fue la revisión bibliográfica dada por la Profesora Isneida Riverol, la búsqueda en Internet de la bibliografía archivística de los profesores  Antonia Heredia Herrena, José Ramón Cruz Mundet y Manuel Vásquez, El Manual de Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local y las Leyes y Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y los Decretos con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de la Administración Pública.

CAPITULO I

Definición de Gestión Documental

            La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas, procedimientos y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una organización: almacenamiento, catalogación, indexación, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc. La suma de ese conjunto de normas con las nuevas tecnologías ha permitido realizar grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental. Estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con un ahorro sustancial de espacio físico.[1]

La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Universidad.[2]

            Según Fernández Gil, Paloma (1999). Comenta que “la gestión documental “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.[3]

            Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”[4]

            Myriam Mejía  (2005). Programa de gestión documental es “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”[5]

            Fernández Valderrama, Luis David. La gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia.[6]

            Norma ISO 15489. "Un área de la administración responsable del eficiente y sistemático control en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a
actividades y transacciones de negocios"[7]

Objetivos de la gestión documental

            Para implementar la gestión documental dentro de cualquier organización es necesario contar con un programa de gestión documental que nos permita lograr la transición sin mayores dificultades, para los empleados, y para la organización.

·         Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
·         Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
·         Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
·         Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
·         Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.[8]

Según Antonia Heredia Herrera:

·         Desde una etapa de creación y planificación – con la definición de funciones, la normalización de los procedimientos y el diseño de los expedientes – racionalizar la producción documental evitando los documentos innecesarios, por duplicados o por inútiles, y como consecuencia la reducción de almacenamiento costoso y la eficacia en el uso y servicio de los documentos.
·         Anticipar la clasificación a partir del reconocimiento de las familias de funciones.
·         Identificar las series con denominaciones propias.
·         Prever los elementos indispensables para la identificación de los documentos y su posterior representación.
·         Prever la conservación o la eliminación de series y de documentos.
·         Controlar la conservación física a partir de la necesaria migración de documentos.
·         Agilizar la tramitación administrativa.
·         Generalizar y rentabilizar el uso y utilidad de los documentos.
·         Garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la Administración y los derechos de los ciudadanos.[9]

Características de la gestión documental

·         Manejo de grandes volúmenes de documentación.
·         Garantía de acceso a la información más actual.
·         Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.
·         Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas.
·         Gestión de la información en formato nativo.
·         Control de acceso a la información.
·         Seguridad ante la posible pérdida de documentación.[10]

Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de archivo.

            Los procesos de gestión documental, ayudan al profesional Archivólogo a entender cómo se tramitan y realizan los asuntos en una organización, las funciones que al interior de la misma generan información en forma sistemática, y los departamentos que consultan periódicamente la información, Además, es una herramienta importante que la archivística utiliza para organizar la documentación y aplicar mejor el principio de procedencia y respeto al orden natural de los documentos.
 Características de los procesos:
  • La producción de documentos, comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos de documentos: Diplomática en términos de formalidad, imagen, logotipo de la entidad, firmas, etc.
  • Recepción de documentos, se debe verificar que estén completos, que sean competencias de la entidad para efectos de su registro: recibo de documentos oficiales.
  • Distribución, tanto externos como internos, clasificación de las comunicaciones, registro de control de entrega de documentos recibidos. Identificación de dependencias, registro de control de entrega de documentos internos.
  • Trámite, definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta.
  • Organización, elaboración de inventarios documentales.
  • Consulta, formulación de consultas y estrategias de búsquedas.
  • Conservación, condiciones ambientales, iluminación y mantenimiento.
  • Disposición final de los documentos, la conservación total, eliminación, selección documental, microfilmación, digitalización,

            Estos procesos se realicen en cada departamento, con el fin, que en líneas generales se manejen los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando así la gestión documental dentro de la organización.[11]  

CAPITULO III

Subsistema de gestión documental

           
            El sistema o subsistema de gestión documental de una entidad pública o empresa privada debe ser  versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos como: Identificar el conocimiento asociado a los procesos de la empresa,  saber qué conocimiento se comparte y cómo y reconocer las oportunidades y las dificultades potenciales que conlleva, para lograr: La accesibilidad permanente de la información, la disponibilidad y actualización de la información. la automatización de los flujos de trabajo con la documentación, la circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los documentos y la facilidad de recuperación de la información.

Programa de Gestión Documental (PGD)

Definición


            La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación
pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

            En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administra-ción pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.

            La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.
Programas de Gestión Documental, establece que: "Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos" y en el Artículo 19 "las entidades del
Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de
estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la
conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así
como el funcionamiento razonable del sistema."[12]

Objetivos de implantación de un programa de gestión documental (PGD)

1.- Antecedentes

            Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)" .  La gestión de documentos fue "concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50" y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especial-mente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

2.-Justificación

            Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del archivo General de la Nación y en su literal b) estipula "fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva " ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h) "Modernización", el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar pro-gramas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

3.-  Objetivos

3.1      Objetivo General

            Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación.

            Abordar los aspectos conceptuales, metodológicos y normativos, que comprenden los procesos de la gestión documental para conjugar las posibilidades que brindan las tecnologías en el desarrollo de los archivos.  

3.2       Objetivos Específicos

  • Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
  • Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.
  • Señalar la normatividad  vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación  y demás normas aplicables a la gestión documental.
  • Archivo - Guía Implementación de un PGD[13]

II Fase: Parámetros para un proyecto de automatización.


  • Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
  • Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la Normalización de modelos y formatos para la producción documental.
  • Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
  • Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante a utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
  • Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
  • Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
  • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
  • Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

Importancia de la gestión documental

            La importancia consiste en contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

            Cada día más organizaciones se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.[14]

CAPITULO IV

Subsistema de gestión Administrativa

 

                Opera en forma automatizada, los procesos de adquisición de bienes, servicios, y apoyo a los procesos de la Gestión Financiera, de acuerdo a lo establecido a la Ley de contrataciones Públicas y en los demás normas y procedimientos que rigen la ejecución de los actos que forman parte de la gestión de los organismos públicos.

            Como objetivo específico nos ayuda a poder Simplificar los trámites administrativos que requieren realizar los organismos ordenadores de compromisos y pagos para el logro de sus objetivos institucionales, facilitando a las Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestión de los bienes, servicios y obras mediante la revisión e incor-poración de elementos de racionalidad para asegurar una gestión ágil, oportuna y eficiente, en el manejo de las asignaciones presupuestarias. También nos ayuda a implementar mecanismos de control, que permitan establecer responsabilidades en los procesos de la
gestión administrativa, definiendo las operaciones fundamentales de los procesos relacio-nados con la gestión, identificando sus acciones e integrándolas en forma automática al Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).

Funciones básica de la gestión de las organizaciones

La Planificación.  Es el proceso de establecer objetivos con el fin de alcanzar determinados resultados e identificar las acciones necesarias para alcanzarlos. Ello contempla un conjunto de decisiones o una selección de alternativas para el logro de tales resultados; especificando además, cuándo y cómo puede lograrse y quienes asumirán su consecución.

La Organización.  Es el proceso de dividir el trabajo a realizar y coordinar el logro de resultados que tienen un propósito común, el acto de combinar habilidades, posibilidades técnicas, experiencias, recursos y todos los elementos que podrían convertirse en resultados.

La Dirección.  También  designada  como  Mando, es el proceso de conducir  y  coordinar los esfuerzos laborales de las personas que integran  una organización,  ayudándolos  a desarrollar  tareas  relevantes  dentro de ella.     Es  la  función mediante  la  cual  se  ponen en marcha las actividades programadas.

El Control.  Es el proceso de supervisar las actividades y resultados, comparándolos con los objetivos y tomando las acciones correctivas, si son necesarias.[15]

Establecimiento de políticas y normas


            Para entender el tema es necesario primero definir, que son políticas y que son normas: el diccionario de la real academia española (versión en línea) Políticas; son las orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado. Normas; reglas que se deben seguir o a las que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.

En este sentido las organizaciones para mantenerse competitivas en el mercado y para brindar beneficios de calidad a la sociedad a quienes van dirigidas (a través de productos, servicios, etc.), necesitan identificar sus procesos, para así establecer las normas y políticas de funcionamiento que estén orientadas para que la organización alcance las metas propuestas.

Para esto, se utiliza el manual de normas y procedimientos administrativos, este documento debe preferiblemente estar en la intranet de la organización, a fin de que se pueda tener fácil y rápido acceso al mismo, en el manual administrativo se unifican criterios que deberán aplicarse a fin de garantizar que los procesos sean llevados de forma adecuada, en el manual se establecen los  objetivos que se prevén alcanzar, normas a seguir, se identifica quien llevara a cabo cada proceso y  se  define el marco legal en el que esta contenido, en el caso venezolano el manual administrativo tiene soporte en el marco legal de:

1. Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
2. Ley Orgánica de la Administración Pública
3. Ley Orgánica de Procesos Administrativos
4. Ley Orgánica de Simplificación de Procesos Administrativos


Algunos tipos de manuales son:

Manual de objetivos y políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

Manuales del empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos, obligaciones, etc.

Manuales de Organización: describe la organización formal mencionando, para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

Manual de normas procedimientos: son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.

Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.[16]

Asignación de responsabilidades y autoridades

El desarrollo del sistemas de Gestión Administrativa (SIGA) se fundamenta en disposicio-nes contenidas en los siguientes instrumentos:

·         Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial Nº 5.453 de fecha 24 de Marzo del 2000.
·         Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Gaceta Oficial Nº 5.891 de fecha 15 de Julio de 2008.
·         Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Con-trol Fiscal Gaceta Oficial Nº 37.169 de fecha 29 de Marzo del 2000.
·         Ley Contra la Corrupción Gaceta Nº 5.637 de fecha 07 de Abril 2003.
Ley de Contrataciones Públicas Gaceta Oficial Nº 38.895 del 25 de Marzo del 2008.
·         Ley de Reforma Parcial del Decreto N° 5929, Gaceta N° 39165 del 24 de Abril de
2009, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.[17]

Proporcionamiento de cantidad de servicios relacionados con la gestión documental y su uso


De acuerdo a toda la investigación hecha relacionada con la GESTIÓN DOCUMENTAL, existen innumerables servicios relacionados con esta materia como  es:
Consultoría: reorganización de archivos, reorganización de procesos intensivos en documentos, análisis de series documentales, consultoría tecnológica, etc. Desarrollo de Proyectos: Archivo Electrónico, Gestión de Expedientes, Gestión de Contenidos.
Gestión Electrónica de Documentos, Bases de Datos Documentales, Integración con Sistemas ERP, Correspondencia Electrónica de Documentos, Output Management,
Gestión de Bibliotecas y Prensa, hasta la Gestión y Custodia Documental en Internet.

Diseño, implementación  y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos. Integración en los sistemas y procesos de actividades


CUSTAR. Abarca desde los diagnósticos de situación, labores de ordenación y clasificación, logística de traslado, elaboración de manuales de procedimientos, diseño y ejecución de aplicaciones informáticas a medida, tablas de retención expurgos…
Ventajas
Seguridad.  Sus documentos pueden estar seguros en un lugar especial y protegidos y conservados con acceso de consulta on-line y envío por vía telemática de la información consultada ahorrando coste operativo convenientemente las 24 horas del día con lo último en tecnología de seguridad,
Espacio.  Depósitos especialmente acondicionados la institución ahorrará más del 25% de espacio, que el que venían ocupando sus archivos pasivos.
Orden.  Facilitando el acceso a ellos cuando su empresa lo requiera, agilizando de esta forma el proceso de información y consulta.
Permite a las bibliotecas archivos y museos descargar sus actividades rutinarias de mantenimiento y reasignar su personal cualificado al desarrollo y mejora de los servicios propios.

Gedsa. Ingeniería Documental

Análisis documental: La información es uno de los mayores recursos estratégicos de cualquier organización. Saque el máximo rendimiento a la vez que reduce costes.
Digitalización e Indización de documentos: Convierta sus documentos físicos a diferentes formatos electrónicos con todas las ventajas que ello conlleva.
Custodia y gestión de archivos: Confíe en nosotros para un almacenamiento totalmente seguro de sus documentos a la vez que libera espacio en su organización.
Retirada y transporte: Servicio que ofrece el traslado de archivos físicos mediante vehículos adecuados, no identificados, a nuestros centros de custodia.
Peticiones y entrega de documentación: Acceda a sus documentos custodiados en nuestros centros.
Destrucción de documentación: Deshágase de los viejos documentos de forma totalmente confidencial y segura, respetando el medio ambiente.

Programa de formación para los trabajadores

            Son las asociaciones de profesionales las que conociendo las necesidades del gremio pueden aportar valiosas opiniones y constituirse como portavoz de la comunidad archivística, pueden, también, impulsar un programa de capacitación que pudiese subsanar las serias deficiencias que se dan en el campo de la formación profesional.

            Las asociaciones activas garantizan la calidad y la solidez del trabajo archivístico, al tiempo que constituyen un incentivo al desarrollo profesional y contribuyen a una cultura profesional: normas, valores, terminología, perfil y ética comunes. Esta cultura común es lo que hace una profesión. Una cultura profesional sólida contribuirá a fortalecer la imagen que se tiene del archivista y a demostrar su importancia dentro de la sociedad.

            Los miembros de asociaciones archivísticas deben estimular a las instituciones para que les ayuden a reclutar y promover a los graduados de programas de educación archivística, así como a desarrollar normas para la acreditación de escuelas y cursos de estudios en la materia, además del reconocimiento o certificación de individuos como archivistas profesionales. Deberá ser tarea de las asociaciones el cuidar que la formación y capacitación de los archivistas se garanticen.[18]

CAPITULO V

Subsistema de gestión de información documental


Punto de vista legal


            Lo que se expone en los artículos 28, 58 y 143 de la constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, son los derechos del público en relación a la información, a su obtención y al acceso de la misma. En resumen, toda persona tiene derecho a acceder a la información pertinente a si misma y a la información que sea de interés común. La información es veraz, imparcial y sin censura. Esto afecta directamente a la administración pública, ya que esta está en la obligación de informar al público que lo solicite de manera oportuna y veraz.

Artículo 28.- Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar antes el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos.  Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas.  Queda a salvo secreto de la fuente  de información periodística y de otras profesiones que determine la ley. (Habeas Data). Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 1999.  Gaceta Oficial No. 5.453 de fecha 24 de marzo de 2000. Título III. De los derechos humanos y garantías, y de los deberes. Capítulo I. Disposiciones generales.

Artículo 58.- La comunicación es libre y plural y comporta los deberes y responsabilidades que indique la ley.  Toda persona tiene derecho a la información oportuna, veraz e imparcial, sin censura, de acuerdo con los principios de esta Constitución, así como a la réplica y rectificación cuando se vea afectada directamente por informaciones inexactas o agraviantes.  Los niños, niñas y adolescentes tienen derecho a recibir información adecuada para su desarrollo integral.  Capítulo III. De los derechos civiles
Artículo 143.- Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular.  Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad. Título IV. Del Poder Público. Capítulo I. De las disposiciones fundamentales. Sección Segunda. De la Administración Pública

Punto de vista técnico

                Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas diseñados para
catalogar, clasificar y recuperar la información dentro de un ámbito "virtual". Un ejemplo de los sistemas de gestión de información documental, es el sistema de Alejandría que usa la biblioteca central de la UCV, es un catálogo virtual de la colección de la biblioteca. Este sistema es puesto al servicio de los usuarios para facilitar el proceso de recuperación de la información. Allí se encuentra la información necesaria para que el personal de la biblioteca pueda satisfacer la necesidad de información del usuario, información básica como el titulo del documento, el autor, la cota, el ISBN en el caso de los libros, etc.[19]





CAPITULO VI

Sistema Nacional de Información (SIN)

            Las grandes organizaciones empresariales y las organizaciones sociales eficientes fueron las primeras en identificar y desarrollar la teoría de sistemas de información, que posteriormente se han extendido a otras áreas.

La evolución de esas teorías ha permitido tener un claro concepto de lo que son los Sistemas de Información. Si se entiende por Sistema un conjunto de elementos (con sus respectivos atributos), enlazados en un todo a través de ciertas relaciones (entre los elementos y entre sus atributos), se tiene la abstracción inicial de lo que se pretende describir.

                Los sistemas a su vez se subdividen en subsistemas, que pueden ser enlaces de elementos y relaciones más elementales. Esto implica que cualquier sistema puede entonces ser sub-clasificado en subsistemas, de acuerdo al propósito de esa subdivisión.

            El concepto de "sistema de información" abarcaría entonces a "un conjunto de elementos o partes componentes que son: recolección, transmisión, almacenaje, procesamiento y presentación de datos, que se enlazan (o que se relacionan), en cuanto al propósito con que fueran creados, o al uso que se les quiera dar".

Su estructura se puede entonces describir con relación a:

ü  las propiedades y los propósitos del esquema al que sirven, que permite tener el tipo de información que se requiere,
ü  las fuentes de información,
ü  los canales a través de los cuales la información es obtenida y transmitida,
ü  las formas de procesar y almacenar esa información, y
ü  los receptores del producto-información.

            Dentro de esa estructura hay elementos que abarcan o que conforman lo que se conoce como Bancos de Datos, y hay otros elementos que transforman esos Bancos de Datos en verdaderos Sistemas de Información.[20]

Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información

Marco Legal

Ley Orgánica de la Administración Pública.
Capítulo I.
Del Sistema Nacional de Archivo Órgano de Archivo

Artículo 143.-A los efectos del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y trasferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público.

Archivos administrativos
Se basa en  el  orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad, para ello se  debe realizar una  serie  de  procesos y  pasos  técnicos como:  clasificación de las series documentales,  cuadro de clasificación,  usar una codificación alfanumérica,   establecer  un orden cronológico de los documentos. Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.[21]

Ley Orgánica de la Administración Pública.
Gaceta Oficial No. 38.146 de fecha 25 de marzo de 2009.
Gaceta Oficial No. 5.890 Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008.
Título VII.
De los archivos y registros de la Administración Pública.
Capítulo I.
Del Sistema Nacional de Archivo.

Artículo 145.- En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas  demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.

Archivos Intermedios
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación.

La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones

            La clasificación global de los sistemas de información es una buena forma de categorizar a los productores de documentos, en tal clasificación en una perspectiva general se habla de un nivel operativo, uno de conocimiento , uno de administración y otro de estrategia comprendiéndose que para cada unidad funcional existen representantes de todos estos niveles de los sistemas de información. La grafica 1 representa el esquema de la teoría de sistemas de información implícita en la obra de Laudon y Laudon (1996)

            En cada uno de estos niveles existen personas con diferentes necesidades de información y utilización de conocimiento siendo estos dos aspectos determinados por las funciones al interior de la organización, a su vez, también son determinantes de los tipos documentales que se producirán en cada nivel y estos individuos como creadores de documentos deberán materializar documentalmente los procesos y diferentes actividades de su que hacer cotidiano. A continuación se describe la diferenciación del tipo de información que se gesta en cada nivel en concordancia con los sistemas de información que como lo define la teoría se requieren en cada uno de los niveles y la categorización de los miembros de una organización que sustentan la existencia de estos niveles:

  • Nivel Operativo: Los tipos documentales que se generan en esté nivel hacen referencia al seguimiento de las actividades y las transacciones elementales de la organización y sus productores y principales tramitadores son los funcionarios con un rol operativo al interior de la organización (Secretarias, Auxiliares, Recepcionistas, Mensajeros, Gerentes Operativos, etc..) , el fin primordial de la información documental producida en esta nivel responde a las cuestiones de rutina de las operaciones
  • Nivel de Conocimiento: En este nivel se genera documentación generada y gestionada por los trabajadores de conocimiento de una institución (Ingenieros, Arquitectos, Diseñadores, etc...) los tipos documentales que se gestan a este nivel propenden al registro de la integración de los nuevos conocimientos para el negocio ( Estudios de factibilidad, Estudio de mercados, Informes de investigaciones, etc..), incluso Enebral Fernández8 (2006) manifiesta que el perfil de los trabajadores de conocimiento se ve obligado a generar información escrita para los demás con el animo de socializar el conocimiento generado
  • Nivel Gerencial: Los actores fundamentales de la producción documental a este nivel son los administradores de nivel medio y los tipos documentales que se generan a este nivel son referidos a las actividades de seguimiento, control y del ejercicio administrativo de nivel medio (Reportes periódicos de operación, Informes de actividades, etc...)
  • Nivel Estratégico: En este nivel se encuentran los funcionarios directivos de la organización, son quienes definen el horizonte y la estrategia que la organización necesita para definirse y causar diferenciación en el mercado, como ejemplo de las tipologías documentales que se gestan a este nivel esta todo lo referido a la planeación estratégica, y todo lo que tenga que ver con la forma de hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno económico del sector de la organización.[22]

El profesional de la información frente a estos retos


            La participación activa del profesional de información y documentación en la primera edad del documento es un asunto que ha desencadenado variadas polémicas y debates entre los profesionales de distintas época3. No obstante, como lo manifiesta Borras, “actualmente parece generalizada la opinión revolucionaria sobre el nuevo rol del profesional en información el cual debe estar preparado para afrontar los intempestivos cambios de una sociedad basada en el conocimiento.”

            Atañe con un especial cuidado a los entornos corporativos donde el concepto información se considera como un recurso estratégico institucional en el cual puede recaer el éxito o el fracaso de la entidad, el propiciar un espacio de acción para asumir estos nuevos retos, se tiene entonces que el profesional en información debe hacer uso de las doctrinas existentes, que para el caso del mencionado entorno se encuentran inmersas en los lineamiento de los modelos archivísticos, los cuales desde la misma creación o recepción de los documentos en las unidades de gestión administrativa, y a través de las técnicas y los métodos adecuados ya sean manuales o bajo el apoyo de tecnologías de punta, invitan a establecer una intervención activa, dinámica y conjunta entre los entes productores de documentos y el profesional en información.

            Según Joaquín Borras esta intervención debería desarrollarse partiendo siempre de dos referentes: por una parte, el respeto a la trayectoria archivística, y por otra, atendiendo a la imperiosa necesidad de actuar según las demandas de la sociedad de la información dígase mejor el E-Document o documento electrónico y la plataforma base para su generación difusión y descripción: Las TIC’s. Como lo manifiesta el autor el advenimiento de la explosión de la información con su consecuente crecimiento exponencial de documentos a partir del segundo tercio del pasado siglo XX, encauso a los entornos corporativos a reclamar la participación y acción de profesionales con criterios técnicos y profesionales, obligando entonces a una necesaria introducción en el ámbito de lo que se ha denominado como programas de gestión de los documentos.

            Se hace pues imperiosa la necesidad de que los profesionales se percaten de la importancia de intervenir desde el mismo instante de la planeación y creación de los documentos, ya que es en este preciso momento cuando se facilita un optimo proceso de valoración y selección de la documentación, el establecimiento de formatos, el control del flujo de los documentos activos y el diseño de sistemas de clasificación que favorezcan la separación de los documentos con valor temporal o de carácter facilitativos, susceptibles por consiguiente de ser eliminados, de aquellos otros que tienen un valor permanente y que se deben transferir a los archivos o en el contexto electrónico a los contenedores de objetos digitales de información DLO4 . Incluso Borras pone de manifiesto la incidencia de las nuevas tecnologías, ya que permiten y facilitan el tener un control mas detallado del archivo de gestión, el cual ha funcionado tradicionalmente como un ente aislado de los procesos directos del Archivo y del que hacer del profesional en Información y Documentación.[23]

Conclusión


El objetivo primordial de la Gestión Documental tenemos: Normalizar la utilización de materiales soporte y equipo de calidad y que a la vez preserven el ciudadano del medio ambiente. Procurar la racionalización y control en la producción documental en la atención a los procedimientos tramites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la nación de archivos total y los enunciados de finalidad responsabilidad confidencial  seguridad y accesibilidad.
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración publica para el funcionamiento de la misma elementos necesarios para la participación ciudadana apoyos decisivo para la transparencia y control de gestión publica y garantía de los derechos individuales y colectivos.

También facilita la recuperación de la información de una manera rápida y precisa  y la formación de profesionales en el área archivística

Bibliografía        


Internet
1             http://www.firma-e.com/productos/docs/Firma-_Catalogo_Gestion_Documental.pdf
2              Universidad de Málaga. Archivo General. (2006).
                http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
3              Fernández Gil, Paloma (1999) Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en
                Administración.
                (Caracas-Venezuela)(luisdavid8621@hotmail.com;luisdavid8621@gmail.com; luisd.fernandez@iesa.edu.ve)
4              Archivo General de Colombia
5              Myriam Mejía (2005) [et al]. En su Guía Para La Implementación de un Programa De Gestión         Documental
6              Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración. (Caracas-    Venezuela)
7              Guía elaboración manual de procedimiento Gestión de Archivos. Gobierno de   Chile, 2009.
8              Myriam Mejía [et al]. En su Guía Para La Implementación de un Programa De Gestión Documental                (2005) Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en           Administración. (Caracas-Venezuela)
9              Heredia Herrera, Antonia. (2007) ¿Qué es un archivo?,  pág. 92
10            (No indica nombre del autor) http://www.gestion–conocimiento.com/contenido/gestiondoc.asp
11        www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Extraído en Línea el
            21/04/2011 a las 10:00 am
12            Archivo General de la Nación de Colombia
13            Guía elaboración manual de procedimiento Gestión de Archivos. Gobierno de   Chile, 2009.
14            http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-         documental-integrada/
15            http://eumed.net/libros/2010c/758/Las%20funciones%20basicas%20de%20la%20gestion
                http://www.promafe.mf.gov.ve/?q=node/50
                http://www.solomanuales.org/manuales_gestion_administrativa-manuall214464.htm
16            Diccionario de la Real Academia Española (en línea). Disponible en: http://www.rae.es/rae.html.      (Consultado            30 de abril de 2011 a las 6:00 pm). Ley Orgánica de la Administración Pública,         Gaceta Oficial 37.305             (en línea).
                Disponible en: http://www.pgr.gob.ve/Recursos/gaceta.asp. (Consultado el 1 de mayo de 2011 a las                10:45 am). Sistemas de información administrativas en Venezuela (en línea). Disponible en:        http://www.monografias.com/trabajos44/sistemas-administrativos/sistemas-administ\ rativos2.shtml.        (Consultado el 30 de abril de 2011 a las 6:30 pm).
17            Amanda Rosales Bada. CULTURA ARCHIVÍSTICA Y FORMACIÓN PROFESIONAL.           http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb01.htm
18            Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. Gaceta oficial Extraordinaria N°5453, Caracas, Marzo 24          de 2000.
                Casals, V. (2008) Sistema de Gestión Documental [Documento en línea].
                http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-gesti\ on-documental.pdf
                El profesional de la información (2011) Que es un sistema de gestión documental
                [Pagina web en línea]. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistem\                a_de_gestin_documental.html
19             http://www.oas.org/dsd/publications/Unit/oea35s/ch06.htm


[2] Universidad de Málaga. Archivo General. (2006). http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
[3]Fernández Gil, Paloma (1999) Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración. (Caracas-Venezuela) (luisdavid8621@hotmail.com; luisdavid8621@gmail.com; luisd.fernandez@iesa.edu.ve)
[4] Archivo General de Colombia
[5] Myriam Mejía (2005) [et al]. En su Guía Para La Implementación de un Programa De Gestión Documental
[7] Guía elaboración manual de procedimiento Gestión de Archivos. Gobierno de Chile, 2009.
[8] Myriam Mejía [et al]. En su Guía Para La Implementación de un Programa De Gestión Documental (2005)
Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración. (Caracas-Venezuela)


[9] Heredia Herrera, Antonia. (2007) ¿Qué es un archivo?,  pág. 92
[11] www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Extraído en Línea el 21/04/2011 a las 10:00 am
[12] Archivo General de la Nación de Colombia
[13] Guía elaboración manual de procedimiento Gestión de Archivos. Gobierno de Chile, 2009.
[14] http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-documental-integrada/
[16] Diccionario de la Real Academia Española (en línea). Disponible en: http://www.rae.es/rae.html. (Consultado el 30 de abril de 2011 a las 6:00 pm). Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial 37.305 (en línea).
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[18] Amanda Rosales Bada. CULTURA ARCHIVÍSTICA Y FORMACIÓN PROFESIONAL. http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb01.htm
[19] Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. Gaceta oficial Extraordinaria N°5453, Caracas, Marzo 24 de 2000.
Casals, V. (2008) Sistema de Gestión Documental [Documento en línea].
http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-gesti\ on-documental.pdf
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[Pagina web en línea]. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistem\
a_de_gestin_documental.html
[22]  Ennio Prada Madrid. Reto en la Génesis del Documento.  E-mail: ennioprada@gmail.com

[23]  BORRÁS, Joaquim. Las relaciones entre archiveros y productores de documentos [En línea] http://europa.eu.int/ISPO/dlm/fulltext/full_serr_es.htm. [ Consulta: Junio 15 2002] 


Sistema Nacional de Información (SIN)


            Las grandes organizaciones empresariales y las organizaciones sociales eficientes fueron las primeras en identificar y desarrollar la teoría de sistemas de información, que posteriormente se han extendido a otras áreas.

La evolución de esas teorías ha permitido tener un claro concepto de lo que son los Sistemas de Información. Si se entiende por Sistema un conjunto de elementos (con sus respectivos atributos), enlazados en un todo a través de ciertas relaciones (entre los elementos y entre sus atributos), se tiene la abstracción inicial de lo que se pretende describir.

                Los sistemas a su vez se subdividen en subsistemas, que pueden ser enlaces de elementos y relaciones más elementales. Esto implica que cualquier sistema puede entonces ser sub-clasificado en subsistemas, de acuerdo al propósito de esa subdivisión.

            El concepto de "sistema de información" abarcaría entonces a "un conjunto de elementos o partes componentes que son: recolección, transmisión, almacenaje, procesamiento y presentación de datos, que se enlazan (o que se relacionan), en cuanto al propósito con que fueran creados, o al uso que se les quiera dar".

Su estructura se puede entonces describir con relación a:

ü  las propiedades y los propósitos del esquema al que sirven, que permite tener el tipo de información que se requiere,
ü  las fuentes de información,
ü  los canales a través de los cuales la información es obtenida y transmitida,
ü  las formas de procesar y almacenar esa información, y
ü  los receptores del producto-información.

            Dentro de esa estructura hay elementos que abarcan o que conforman lo que se conoce como Bancos de Datos, y hay otros elementos que transforman esos Bancos de Datos en verdaderos Sistemas de Información
Referencia:  http://www.oas.org/dsd/publications/Unit/oea35s/ch06.htm
Paulina Adrián
C.I. No. 4.121.218

Gestión Documental

Área de la administración responsable del eficiente y sistemático control en la
creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo
los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y
transacciones de negocios.

La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder
respecto de la documentación que genera una institución. Normalmente incluye una
primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una
segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y
procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de
archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o
recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la
documentación.


Fuente Consultada:

-Norma ISO 15489
-Guía elaboración manual de procedimiento Gestión de Archivos. Gobierno de
Chile, 2009.


Jonathan Bolívar
C.I. No. 20.290.294                        


Publicado por Gana en dolares desde Venezuela en 18:07

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