Definición
Consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene otros semblantes, que deben ser desarrollados de manera específica se puede decir que actúa con una serie de elementos reunidos, perfeccionados y proyectados los objetivo.
Consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene otros semblantes, que deben ser desarrollados de manera específica se puede decir que actúa con una serie de elementos reunidos, perfeccionados y proyectados los objetivo.
El Diccionario de Terminología Archivística (1995) define la Gestión o Administración de Archivos como una “…organización responsable de la aplicación de la política archivística a través de la dirección, planificación, y control de los programas establecidos”.[1]
Objetivos de la gestión de archivos
Hay que mencionar que los servicios de información tienen como objetivo principal, satisfacer las necesidades y demandas de los usuarios, a través de la identificación de las mismas, por ende surge una planificación de estrategias para cubrir dichas demandas y necesidades de información, y así mejorar la calidad del servicio.
(Katia Caraballoso Granado y Aded Esquivel Duque; Evaluación de los servicios 2006). "Una vez diseñado e implementado el servicio se procede a una evaluación continua, con el fin de detectar deficiencias y brindarles un servicio acorde con sus necesidades informativas establecidas previamente." [2]
Por ello es tan importante una buena gestión y organización, no sólo en los archivos como es nuestro caso, sino en todo centro de información (bibliotecas, museos, unidad de documentación, etc.), ya que tenemos en común el manejo de la información, entradas y salidas de información, generando un servicio a la sociedad. Los servicios de información tienen como objetivo principal, satisfacer las necesidades de toda la unidad integrando un conjunto de servicios internos y externos que buscan funcionar de la forma más equilibrada.
Seguidamente para que se pueda llevar una gestión eficiente y eficaz se necesita hacer una previa evaluación para revisar que se tiene en la unidad y cuales son sus carencias y fuertes, y en base a esto planificar estrategias, para poder lograr y obtener un nivel de calidad, de todos los objetivos propuestos. Por lo tanto la gestión de archivo debe cumplir con una serie de pasos sistemáticos, acompañado de un análisis completo de la unidad, permitiendo bajo ciertos criterios evaluativos la planificación y organización de la unidad de información, de esta manera las fallas que se observen en el sistema pueden ser corregidas y todo el proceso de gestión puede llevarse de la manera más eficiente, asimismo se deberá diseñar nuevas estrategias en un tiempo estipulado, con fines a mediano y largo plazo. Para ello no sólo es importante la organización, identificación, acceso, mantenimiento y actualización de archivos, sino mantener una comunicación constante entre el personal de cada departamento de la unidad, el personal técnico y el personal del proyecto.[3]
Seguidamente para que se pueda llevar una gestión eficiente y eficaz se necesita hacer una previa evaluación para revisar que se tiene en la unidad y cuales son sus carencias y fuertes, y en base a esto planificar estrategias, para poder lograr y obtener un nivel de calidad, de todos los objetivos propuestos. Por lo tanto la gestión de archivo debe cumplir con una serie de pasos sistemáticos, acompañado de un análisis completo de la unidad, permitiendo bajo ciertos criterios evaluativos la planificación y organización de la unidad de información, de esta manera las fallas que se observen en el sistema pueden ser corregidas y todo el proceso de gestión puede llevarse de la manera más eficiente, asimismo se deberá diseñar nuevas estrategias en un tiempo estipulado, con fines a mediano y largo plazo. Para ello no sólo es importante la organización, identificación, acceso, mantenimiento y actualización de archivos, sino mantener una comunicación constante entre el personal de cada departamento de la unidad, el personal técnico y el personal del proyecto.[3]
Organización de los Archivos
Es la organización lógica de los registros establecidos por su forma de acceso. La ordenación física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la habilidad de agrupación de asignación de archivos. Se organizan por razón de un cuadro de calcificación documental, el cual seria este un reflejo de la estructura funcional.
El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden metódico y un control en la producción de los documentos y así se establece un orden sistemático y un control en la producción de los documentos logrando agilizar y realizar un proceso rápido para la recuperación. A esto se le agrega o mejor se le integra la descripción como paso importante dentro de la organización de archivos, seguidos de la ordenación de los anaqueles. Por ello la organización de documentos son los lineamientos que regula y controla la producción y circulación documental, a través del mantenimiento y utilización de herramientas, que ayudan a mantener eficientemente y eficazmente un control y orden de los archivos a lo largo de su ciclo vital.
Para llegar ha la organización archivística se debe realizar una serie de procedimientos, como la:
•Clasificación y registro de documentos.
• Descripción y ordenación de documentos: que puede ser por orden cronológico, alfabético y numérico
•Clasificación y registro de documentos.
• Descripción y ordenación de documentos: que puede ser por orden cronológico, alfabético y numérico
Gestión y organización de los archivos en Venezuela
Legislación Archivística Venezolana
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 1999.
Gaceta Oficial No. 5.453 de fecha 24 de marzo de 2000
Título III.
De los derechos humanos y garantías, y de los deberes.
Capítulo I.
Disposiciones generales.
Artículo 28.- Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar antes el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas. Queda a salvo secreto de la fuentes de información periodística y de otras profesiones que determine la ley. (Habeas Data)
Capítulo III
De los derechos civiles
Artículo 48.- Se garantiza el secreto e inviolabilidad de las comunicaciones privadas en todas sus formas. No podrán ser interferidas sino por orden de un tribunal competente, con el cumplimiento de las disposiciones legales y preservándose el secreto de lo privado que no guarde relación con el correspondiente proceso.
Artículo 49.- El debido proceso se aplicará a todas las actuaciones judiciales y administrativas, en consecuencia: 1.- La defensa y la asistencia jurídica son derechos inviolables en todo estado y grado de la investigación y del proceso. Toda persona tiene derecho a ser notificada de los cargos por los cuales se le investiga; de acceder a las pruebas y de disponer del tiempo y de los medios adecuados para ejercer su defensa. Serán nulas las pruebas obtenidas mediante violación del debido proceso. Toda persona declarada culpable tiene derecho a recurrir del fallo, con las excepciones establecidas en esta Constitución y la ley.
Artículo 51.- Toda persona tiene el derecho de representar o dirigir peticiones ante cualquier autoridad, funcionario público o funcionaria pública sobre los asuntos que sean de la competencia de éstos o éstas, y de obtener oportuna y adecuada respuesta. Quienes violen este derecho serán sancionados o sancionadas conforme a la ley, pudiendo ser destituidos o destituidas del cargo respectivo.
Artículo 58.- La comunicación es libre y plural y comporta los deberes y responsabilidades que indique la ley. Toda persona tiene derecho a la información oportuna, veraz e imparcial, sin censura, de acuerdo con los principios de esta Constitución, así como a la réplica y rectificación cuando se vea afectada directamente por informaciones inexactas o agraviantes. Los niños, niñas y adolescentes tienen derecho a recibir información adecuada para su desarrollo integral.
Capítulo VI
De los derechos culturales y educativos
Artículo 99.- Los valores de la cultura constituyen un bien irrenunciable del pueblo venezolano y un derecho fundamental que el Estado fomentará y garantizará, procurando las condiciones, instrumentos legales, medios y presupuestos necesarios. Se reconoce la autonomía de la administración cultural pública en los términos que establezca la ley. El Estado garantizará la protección y preservación, enriquecimiento, conservación y restauración del patrimonio cultural, tangible e intangible, y la memoria histórica de la Nación. Los bienes que constituyen el patrimonio cultural de la Nación son inalienables, imprescriptibles e inembargables. La ley establecerá las penas y sanciones para los daños caudados a estos bienes.
Artículo 108.- Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben contribuir a la formación ciudadana. El Estado garantizará servicios públicos de radio, televisión y redes de bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el acceso universal a la información. Los centros educativos deben incorporar el conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías, de sus innovaciones, según los requisitos que establezca la ley.
Artículo 110.- El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado deberá aportar recursos para los mismos. El estado garantizará el cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de investigación científica, humanística y tecnología. La ley determinará los modos y medios para dar cumplimiento a esta garantía.
Título IV
Del Poder Público
Capítulo I
De las disposiciones fundamentales
Sección Segunda
De la Administración Pública
Artículo 142.- Los institutos autónomos sólo podrán crearse por ley. Tales instituciones, así como los intereses públicos en corporaciones o entidades de cualquier naturaleza, estarán sujetos al control del Estado, en la forma que la ley establezca.
Artículo 143.- Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad.
Ley orgánica de la Administración Pública
Gaceta Oficial No. 5.890 Extraordinaria de fecha 31 de julio de 2008
Gaceta Oficial No. 38.146 de fecha 25 de marzo de 2009
Título VII
De los Archivos y Registros de la Administración Pública
Capítulo I
Del Sistema Nacional de Archivo
Órgano de Archivo
Artículo 143.- A los efectos del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público.
Objetivo
Artículo 144.- El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia.
Finalidad
Artículo 145.- En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
Deberes del Estado
Artículo 146.- El Estado creará, organizará, preservará y ejercerá el control de sus archivos y propiciará su modernización y equipamiento para que cumplan la función probatoria, supletoria, verificadora, técnica y testimonial.
Archivo General de la Nación
Artículo 147.- El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración Pública Nacional responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional.
Sistema Nacional de Archivos
Artículo 148.- Integran el Sistema Nacional de Archivos el Archivo General de la Nación y los órganos de archivo de los órganos y entes del Estado.
Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordinar la elaboración y ejecución de Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.
Plan Nacional de Desarollo Archivístico
Artículo 149.- El Plan General de Desarrollo Archivístico se incorporará a los planes de la Nación y se podrá elaborar con la participación y cooperación de las universidades con carreras en el campo de la archivología.
Naturaleza de la documentación Administrativa
Artículo 150.- La documentación administrativa e histórica de la Administración Pública es producto y propiedad del Estado, éste ejercerá el pleno control sobre los fondos documentales existentes en los archivos, no siendo susceptibles de enajenación. Los órganos y entes de la Administración Pública podrán contratar servicios de custodia, organización, reprografía, digitalización y conservación de documentos de archivos; igualmente podrá contratar la administración de archivos y fondos documentales históricos con universidades nacionales e instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.
Incorporación de Nuevas Tecnologías
Artículo 151.- Los órganos y entes de la Administración Pública podrán incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la ley y se garantice la autenticidad.
Prohibición de Destrucción de Documentos de Valor Histórico
Artículo 152.- Los documentos que posean valor histórico no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio. La violación de esta prohibición acarreará las sanciones que establezca la ley.
Transferencia de Archivos
Artículo 153.- Los órganos y entes de la Administración Pública que se supriman o fusionen entregarán sus archivos y fondos documentales a los órganos o entes que asuman sus funciones o, en su caso, al Archivo General de la Nación. Los órganos o entes de la Administración Pública que sean objeto de privatización transferirán copia de sus documentos históricos al Archivo General de la Nación.
Remisión Reglamentaria
Artículo 154.- Las características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad de la elaboración y adopción de tablas de retención documental en razón de las distintas cronologías documentales y el tratamiento que recibirán los documentos de los registros públicos, notarías y archivos especiales de la Administración Pública, se determinarán mediante reglamento. Asimismo, se reglamentará lo concerniente a los documentos producidos por los consejos comunales, comunidades organizadas o entidades privadas que presten servicios públicos.
Visitas e inspecciones
Artículo 155.- El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, realizar visitas de inspección a los archivos de los órganos y entes del Estado, así como a los prestadores de servicios públicos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica y el respectivo reglamento.
Capítulo III
Del Derecho de Acceso a Archivos y Registros de la Administración Pública
Derecho de Acceso
Articulo 158.- Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que se figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto.
Artículo 159.- El derecho de acceso a los archivos y registros de la Administración Pública
Decreto con rango, valor y fuerza de ley orgánica de la administración publicaciones.
Titulo I
Disposiciones Generales
Artículo I.- El presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica tiene por objeto establecer los principios, bases y lineamientos que rigen la organización y el funcionamiento de la Administración Pública; así como regular los compromisos de gestión, crear mecanismos para promover la participación popular y el control, seguimiento y evaluación de las políticas, planes y proyectos públicos, y establecer las normas básicas sobre los archivos y registros de la Administración publica.
-Ley de Archivo Nacional. Gaceta Oficial No. 21.660 de fecha 13 de julio de 1945.
-Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinaria No. 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999. Decreto No. 368 de fecha 5 de octubre de 1999.
-Decreto con Fuerza de Ley de 2.001 sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas.
La Planificación estratégica en los archivos
La Planificación Estratégica tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organización y en al cultura interna. La expresión Planificación Estratégica es un Plan Estratégico Corporativo, el cual se caracteriza fundamentalmente por coadyuvar a la racionalización de la toma de decisiones, se basa en la eficiencia institucional e integra la visión de largo plazo (filosofía de gestión), mediano plazo (planes estratégicos funcionales) y corto plazo (planes operativos).
La planificación estratégica proporciona la dirección que guiará la misión, los objetivos y las estrategias de la organización, pues facilita el desarrollo de planes para cada una de sus áreas funcionales. Un plan estratégico completo guía cada una de las áreas en la dirección que la organización desea seguir y les permite desarrollar objetivos, estrategias y programas adecuados a las metas.[4]
Es decir, en mi opinión personal, lo definiría como los planes que debe orientar una organización en función de lograr sus objetivos planteados con eficacia, que seria hacerlo bien, y con eficiencia, o sea, realizarlo bien con el menor tiempo posible; de esta forma gerencial una unidad de información a través de una buena planificación estratégica, que nos ayude a tomar las mejores decisiones en la organización tomando en cuenta también, nuestras debilidades y fortalezas.
Plan Operativo Anual (POA)
Al respecto se puede decir que el mismo fue establecido en Ley Orgánica de Planificación publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 5554 de fecha 13/11/2001 Sección II, Artículo 34, la cual señala que “el Plan Operativo Anual Nacional define los programas y proyectos estratégicos que llevará a cabo el Ejecutivo Nacional”. Y recalcan los Artículos 35 y 36 que:
El Plan Operativo Anual Nacional debe responder a las directrices contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo, así como a las orientaciones financieras y de disciplina fiscal establecidas por el Ejecutivo Nacional en el marco plurianual del presupuesto y en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
La formulación del Plan Operativo Anual Nacional debe hacerse en coordinación con los órganos y entes de la Administración Pública Nacional, y sus contenidos servirán como base de cálculo para la estimación y distribución racional de sus recursos presupuestarios, con excepción de las empresas del Estado.
Proyecto Nacional Simón Bolívar en su primer Plan Socialista (PPSN)
Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013
A partir del 2 de febrero de 1999 se inició un proceso de cambios en Venezuela, orientado hacia la construcción del Proyecto Nacional Simón Bolívar, el cual continúa en esta nueva fase de Gobierno para profundizar los logros alcanzados por las líneas generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001-2007.
En este próximo período 2007-2013, Venezuela se orienta hacia la construcción del Socialismo del Siglo XXI, a través de las siguientes directrices:
- Nueva Ética Socialista.
Propone la refundación de la Nación Venezolana, la cual cimenta sus raíces en la fusión de los valores y principios más avanzados de las corrientes humanísticas del socialismo y de la herencia histórica del pensamiento de Simón Bolívar
- La Suprema Felicidad Social.
A partir de la construcción de una estructura social incluyente, un nuevo modelo social, productivo, humanista y endógeno, se persigue que todos vivamos en similares condiciones, rumbo a lo que decía El Libertador: “La Suprema Felicidad Social”.
- Democracia Protagónica Revolucionaria.
Para esta nueva fase de la Revolución Bolivariana se consolidará la organización social, a fin de transformar su debilidad en fuerza colectiva, reforzando la independencia, la libertad y el poder originario del individuo.
III-1. Enfoque
j. Universalizar el acceso a los diferentes tipos de comunicación.
III-3. Estrategias y Políticas
III-3.6 Elevar los niveles de equidad, eficacia, eficiencia y calidad de la acción pública
III-3.6.3 Implementar la simplificación de trámites administrativos a todos los niveles
III-3.8 Combatir la corrupción de manera sistemática en todas sus manifestaciones
III-3.8.1 Garantizar la transparencia y democratización de la información
- MODELO PRODUCTIVO SOCIALISTA
Con el fin de lograr trabajo con significado, se buscará la eliminación de la división social, de la estructura jerárquica y de la disyuntiva entre la satisfacción de las necesidades humanas y la producción de riqueza subordinada a la reproducción del capital.
IV 1. Enfoque
Se hará un énfasis particular para impulsar el logro de un desarrollo tecnológico interno que posibilite la autonomía relativa de las actividades productivas y de servicios necesarias para alcanzar y sostener el desarrollo, mediante el fortalecimiento de la capacidad de innovar, importar, modificar y divulgar tecnologías orientadas primordialmente a la satisfacción de las necesidades humanas que, a su vez, favorezcan el desarrollo científico.
IV 2. Objetivos
IV-2.3 Fomentar la ciencia y la tecnología al servicio del desarrollo nacional y reducir diferencias en el acceso al conocimiento.
- Nueva Geopolítica Nacional.
La modificación de la estructura socio-territorial de Venezuela persigue la articulación interna del modelo productivo, a través de un modelo desarrollo territorial desconcentrado, definido por ejes integradores, regiones programa, un sistema de ciudades interconectadas y un ambiente sustentable.
- Venezuela: Potencia Energética Mundial.
El acervo energético del país posibilita una estrategia que combine el uso soberano del recurso con la integración regional y mundial. El petróleo continuará siendo decisivo para la captación de recursos del exterior, la generación de inversiones productivas internas, la satisfacción de las propias necesidades de energía y la consolidación del Modelo Productivo Socialista.
- Nueva Geopolítica Internacional.
La construcción de un mundo multipolar implica la creación de nuevos polos de poder que representen el quiebre de la hegemonía unipolar, en la búsqueda de la justicia social, la solidaridad y las garantías de paz, bajo la profundización del diálogo fraterno entre los pueblos, su autodeterminación y el respeto a las libertades de pensamiento.[5]
Plan Desarrollo Económico y Social 2007 – 2013
Haber articulado para el 2013, en todos los niveles de gobierno, en todas las comunidades y en la totalidad del territorio, una política cultural de estado sustentada en el poder popular, que esté puesta al servicio de la construcción del socialismo, con tales niveles de eficacia y calidad que exprese comprobadamente la formación y afirmación de valores esenciales, tanto en las personas como en los diversos colectivos.
LÍNEAS ESTRATÉGICAS
LÍNEA ESTRATÉGICA 1: Dotar al Estado, a las comunidades, comunas y ciudades de los instrumentos institucionales, organizativos, de infraestructura, de equipamiento, logísticos, financieros y jurídicos necesarios para la planificación y ejecución detallada de las grandes políticas culturales.
LÍNEA ESTRATÉGICA 2: Crear las bases para que las diversas formas del Poder Popular asuman el protagonismo, no sólo de la cultura y la creación sino también de la gestión cultural pública socialista.
LÍNEA ESTRATÉGICA 3: Garantizar la existencia activa y permanente de un alto nivel de producción y disfrute en términos cuantitativos y cualitativos de las principales manifestaciones culturales en todo el país.
LÍNEA ESTRATÉGICA 4: Aumentar el conocimiento y la valoración masiva de las manifestaciones culturales propias en términos específicos y de las manifestaciones culturales más importantes de la humanidad en términos generales.
LÍNEA ESTRATÉGICA 5: Democratizar radicalmente la socialización de los conocimientos, permanentemente actualizados, contribuyendo a la emancipación, el aumento del nivel de conciencia de nuestro pueblo y la afirmación de los valores socialistas.
LÍNEA ESTRATÉGICA 6: Contribuir con nuestros valores y nuestra producción cultural a la construcción de un mundo de paz y de justicia social.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración de la Administración Pública N° 6.217
(GacetaOficialN°5890 Extraordinario de fecha 31de Julio de 2008)
Art. 147-148
Se entiende por legislación archivista al conjunto de leyes, normas, decretos, códigos, resoluciones, providencias, etc. que regulan la actividad archivística.
En Venezuela entre estos conjuntos se encuentra el Decreto con rango, valor y fuerza de ley orgánica de la administración publica No. 6217 (Gaceta Oficial No. 5890 Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008). Según la exposición de motivos de esta ley, tenemos que fue promulgada con el "objeto de actualizar y transformar el ordenamiento que regula a la administración pública y a fin de que esta oriente su actuación al servicio de las personas.
Evidentemente este Decreto con rango, valor y fuerza de ley orgánica en su TITULO VII DE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA contempla el funcionamiento y la estructura del sistema de archivos de la administración publica en el país "por ser estos entes de la unidad administrativa del Estado que tienen bajo sus responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos en cualquier formato", poniéndose esto en evidencia en los siguientes artículos:
Del Archivo General de la Nación:
Art. 147: El Archivo General de la Nación es el órgano de la administración pública responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión y gestión de archivística en todo el territorio nacional.
Del Sistema Nacional de Archivos:
Art. 148: integrado por: El Archivo General de la Nación y los archivos de los órganos y entes del Estado; los órganos y entes de acuerdo a sus funciones llevaran a cabo procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordinar la elaboración del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.[6]
Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.890 Jueves 31 de Julio de 2008.
Gaceta Oficial Nº 38.146. Miércoles 25 de Marzo de 2009
Título VIII. De los archivos y registros de la Administración Pública
Articulo 149.- Plan Nacional de Desarrollo Archivístico "El Plan de Desarrollo Archivísti-co se incorporara a los planes de la Nación y se podrá elaborar con la participación y coo-peración de las Universidades con carreras en el campo de la archivología"
Sistema Nacional de Archivos (SNA)
Sistema Nacional de Archivos (SNA)
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional
El S.N.A. su finalidad es integral, estructural y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación. El Sistema Nacional de Archivos está integrado por:
Archivo General de la Nación (AGN)
Es un Organismo Público Descentralizado y máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos.
Archivos Regionales
Son Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes técnica y normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en su jurisdicción.
Archivos Públicos
Son los archivos pertenecientes a la administración estatal (poderes del Estado, entes autónomos, instituciones públicas descentralizadas, empresas estatales de derecho público y privado, empresas mixtas con la participación accionaria del Estado, gobiernos regionales, locales y las notarías), dependiendo técnica y normativamente del AGN. (Cabe aclarar que nuestro archivo institucional está incluido en este rubro).[7]
Sistema de Archivos (Gestión, Central o Periférico)
• Archivo de Gestión o Administrativo:
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
• Archivo Centra o Periférico:
• Archivo Centra o Periférico:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cual-quier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.[8]
Filosofía de Gestión
Misión:
Tomamos como ejemplo el Archivo General de la Nación, es un órgano o institución adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Cultura, y rector del Sistema Nacional de Archivo prontamente a implantar, al servicio del Estado y del pueblo venezolano para velar por la buena gestión y el correcto uso del patrimonio público.
Tomamos como ejemplo el Archivo General de la Nación, es un órgano o institución adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Cultura, y rector del Sistema Nacional de Archivo prontamente a implantar, al servicio del Estado y del pueblo venezolano para velar por la buena gestión y el correcto uso del patrimonio público.
Visión:
Ser reconocido como la institución pública con más alto desempeño ético y profesional, que goce de la confianza, credibilidad y apoyo del pueblo venezolano, por la efectividad y transparencia de sus acciones en la salvaguarda del patrimonio público y en el combate a la corrupción
Valores:
Compromiso de cada uno de nuestros trabajadores con los objetivos, metas, políticas y lineamientos establecidos por la Institución a fin de realizar las acciones que de ellos se deriven con decisión y dedicación, dentro de un ambiente de confianza y respeto mutuo. Se manifiesta en: Correcta y clara aplicación de las normas, procedimientos y decisiones acordadas. Cabal cumplimiento de las cláusulas establecidas en las convenciones y conve-nios colectivos. Exigencias del cumplimiento de los deberes y respeto a los derechos de los trabajadores.
Objetivos:
El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recu-perable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia.
Compromiso de cada uno de nuestros trabajadores con los objetivos, metas, políticas y lineamientos establecidos por la Institución a fin de realizar las acciones que de ellos se deriven con decisión y dedicación, dentro de un ambiente de confianza y respeto mutuo. Se manifiesta en: Correcta y clara aplicación de las normas, procedimientos y decisiones acordadas. Cabal cumplimiento de las cláusulas establecidas en las convenciones y conve-nios colectivos. Exigencias del cumplimiento de los deberes y respeto a los derechos de los trabajadores.
Objetivos:
El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recu-perable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia.
Plan de acción:
De acuerdo a sus funciones se llevarán a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento de todo lo inherente a archivo. Así como incorporar a los planes de la Nación el Plan General de Desarrollo Archivístico.
Política:
Reconocimiento y satisfacción con los logros alcanzados. Realizar las actividades en un ambiente de constante participación y apoyo, con la finalidad de lograr una cohesión posi-tiva que estimule el compromiso con los resultados. Se manifiesta en: Valoración de las ideas de los trabajadores.
Reconocimiento y satisfacción con los logros alcanzados. Realizar las actividades en un ambiente de constante participación y apoyo, con la finalidad de lograr una cohesión posi-tiva que estimule el compromiso con los resultados. Se manifiesta en: Valoración de las ideas de los trabajadores.
Normas:
El Estado creará, organizará, preservará y ejercerá el control de sus archivos y propiciará su modernización y equipamiento para que cumplan la función probatoria, supletoria, verificadora, técnica y testimonial. Normativa estipulada en la Ley de Archivos.
El Estado creará, organizará, preservará y ejercerá el control de sus archivos y propiciará su modernización y equipamiento para que cumplan la función probatoria, supletoria, verificadora, técnica y testimonial. Normativa estipulada en la Ley de Archivos.
Procedimiento:
Es la acción de proceder o el método a ejecutar algunas cosas. Se trata de una serie común o pasos definitivos, que permiten realizar un trabajo de forma correcta.[9]
Bibliografía
Internet
-Meldely Contreras León(2010) http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/foros.html
Evaluación de los Servicios de Archivo
-Marco Legal; definición e importancia [Documento en línea]Disponible en: http://www.aceproject.org/main/espanol/ei/eic.htm (consultado en abril de
2011).
-Estrategias Básicas de Planeación Estratégica [ En línea ] http:// www.mitecnologico.com/.../EstrategiasBasicasDePlaneacionEstrategica...Extraído el 09/04/11 a las 10:08 am
-Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
-Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos
-Ley de Archivo Nacional. Gaceta Oficial No. 21.660 de fecha 13 de julio de 1945.
-Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinaria No. 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999. Decreto No. 368 de fecha 5 de octubre de 1999.
-Decreto con Fuerza de Ley de 2.001 sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas.
[2] Evaluación de los Servicios de Archivo
[4] Estrategias Básicas de Planeación Estratégica [ En línea ] http:// www.mitecnologico.com/.../EstrategiasBasicasDePlaneacionEstrategica...Extraído el 09/04/11 a las 10:08 am
http://www.mpd.gob.ve/Nuevo-plan/PROYECTO-NACIONAL-SIMON-BOLIVAR. pdf121.218pdf
[6] Marco Legal; definición e importancia [Documento en línea]Disponible en: http://www.aceproject.org/main/espanol/ei/eic.htm (consultado en abril de
[9] http://definicion.de/procedimiento/
INTERVENCIONES
Funciones de los Archivos Intermedios
Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que no son de custodia permanente. Garantizar a los organismos productores la plena disposición de sus documentos. Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y de los que van a ser eliminados. Estudiar el valor secundario de los documentos que conforman las series, partiendo de la información dada por el archivo central. Describir basándose en los resultados de la valoración y en las demandas de información de los usuarios. Difundir la información atendiendo a las demandas del / los organismos, ciudadanos y usuarios científicos.Es de vital importancia dentro del ciclo vital de los documentos este tipo de archivo porque es en él dónde se decide su permanencia o eliminación de los documentos para luego ser conservados o diferidos como documentos históricos.
CONDE, Villaverde, M. (1992) Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales.
Argélida Álvarez
C. I: 15404495
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Etapas de los Archivos Intermedios
Segunda Etapa: corresponde a una etapa administrativa como intermedia, refiriéndose al momento cuando comienza a considerarse la vigencia de los documentos.
La vigencia es la cualidad que presenta un documento mientras actúa y tiene vigor para cumplir lo que esta explicito o implícito en su texto. La vigencia se inicia con la firma, sanción o promulgación del documento concluyendo generalmente por un hecho administrativo. La conclusión de la vigencia se da por vencimiento de una fecha o plazo establecido en el mismo documento o la producción de otro documento que modifica o anula el primero, o la desaparición del objeto físico que dan razón de ser al documento. El tiempo que padece el documento mientras esta vigente puede ser de varios años, aspecto que ejerce influencia sobre las pérdidas del valor que le da la persona o ente productor y que pueden evidenciarse en la disminución esporádica o nula de sus consultas. Los documentos al iniciar su vigencia o al cumplir un tiempo muy corto,luego de su tramitación, han de ser trasladados de los archivos de gestión a
otras unidades de información llamadas archivos intermedios.
En los archivos intermedios los documentos deben ser conservados deacuerdo a lineamientos de selección que establecen plazos de retención y plazos
precauciónales de conservación preventiva antes de una eliminación autorizada
legalmente, o en dado caso, de su conservación permanente.
Los plazos precauciónales se refieren a un periodo previamenteestablecido en el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie
documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para de esta
forma, prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad
administrativa, en este caso los plazos precauciónales son indispensables de
aplicarse y/o tomarse en cuenta durante la elaboración de tablas de retención,
temporalidad o disposición documental.
Prof. Arcángel Sánchez Gómez 2005
Mervin Araujo
C.I 16.668.021
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