Este trabajo se elaboró para tener un conocimiento más amplio de como funciona los archivos, los tipos de archivo, específicamente los Archivos Administrativos y los Archivos Intermedios; para poder conocer como futuros profesionales de la Archivología, sus funciones, objetivos, etapas, áreas donde se desarrollan y maneras de conservación.
El trabajo se desarrolló en tres capítulos:
Capítulo I: Archivos. Definición, evolución, funciones, importancia, tipos, importancia.
Capítulo II: Archivos Administrativos. Definición, organización, etapa de los Archivos de Gestión, funciones, importancia.
Capítulo III: Archivos Intermedios. Definición, organización, etapa de los Archivos Intermedios, importancia.
Los métodos que empleamos para la preparación de este trabajo fue la revisión bibliográfica dada por la Profesora Isneida Riverol, la búsqueda en Internet de la bibliografía archivística de los profesores Antonia Heredia Herrena, José Ramón Cruz Mundet y Manuel Vásquez, El Manual de Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local y las Leyes y Decretos con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública .
ARCHIVO
Definición de archivo. Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.
Desde su concepto más general
Según La Real Academia Española archivo es un: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.[1]
Desde la Archivística
El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos lo define con tres acepciones: 1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en rahn de su valor archivístico. 2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. 3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.[2]
H. Jenkinson (1947), decía que los archivos «son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores.[3]
Para T. R. Schellenberg Z. (1956), «son aquellos documentos de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preservación (conservación) permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos (seleccionados) para guardarse en una institución archivística”.[4]
E. Lodolini escribió (1970), que «el conjunto de documentos se forman en el Ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de oficinas o de órganos de esta última) –o aún, añadamos, de una asociación de hecho- en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales.[5]
A. Heredia. Archivo es uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
La I.C.A define a los archivos como: “...los archivos son los subproductos de la actividad humana, preservados por su valor a largo plazo. Por ejemplo, supongamos que atendemos a una reunión. Habría una agenda a discutir, reportes e información de respaldo, presentaciones, minutas siendo redactadas para documentar lo que se dice y se decide, etc. Entonces, esta reunión ha generado un rastro documental que, en un futuro, podría responder preguntas como: quien, qué, dónde, cómo, por qué, y cuando”. [6]
Desde el marco legal venezolano
La legislación venezolana, específicamente la ley de la administración pública define a los archivos como: “...se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público...” [7]
En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: “conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”.[8]
Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo
Según Cruz Mundet, (2003) la historia de los archivos y su evolución se dividen en 2 periodos:
Período pre-archivístico:
En la antigüedad, los archivos surgen como institución con el nombre de archivos, los mismos cobran utilidad administrativa y jurídica, se le da importancia en cuanto a la autenticidad y al valor legal de los documentos, los mismos eran creados por el gobierno y la administración para dar testimonios de las actividades comerciales, políticas y sociales.
Posteriormente con la caída del imperio romano supone una decadencia del documento escrito y con este la del archivo como institución pues se impone el derecho germano sobre el romano y así se le da mas importancia a las pruebas orales sobre las pruebas escritas, de igual forma la dispersión de la población en núcleos rurales trae como consecuencia menos educación, menos escritura y por ende un estancamiento de la situación archivística.
Edad Media: los archivos van cobrando mayor importancia como institución pues se empiezan a aplicar métodos de clasificación documental, se comienza a diferenciar los fondos de acuerdo a su procedencia administrativa. Desde el siglo XVI hasta la revolución francesa se tiene una concepción de los archivos como fuente de poder, tanto así que se decreta como territorio infranqueable (prohibición de acceso) de igual forma el estado desarrolla y aplica el concepto de archivo nacional, además se establecen lineamientos para la eliminación de documentos y se consolida el registro de los documentos recibido o expedidos.
En la edad media se establece la división entre archivos administrativos y archivos históricos.
Período de desarrollo archivístico:
Los archivos se hacen más importantes para la administración, para las empresas, para la competitividad, además se acuña el concepto de ciclo vital de documentos y la conformación de sistemas y tipos de archivos, se hace inserción de las tecnologías en el manejo de archivos.
Con la segunda guerra mundial los archivos cobran importancia como centros de investigación para difundir conocimiento de los crímenes de los nazis contra la humanidad.
Para resumir, en la antigüedad se concebía a los archivos como entes aislados donde solo se utilizaban técnicas a fin de conservar la información, un simple deposito con el transcurso del tiempo debido a la evolución de las sociedades, acontecimientos históricos y la creciente necesidad de acceso a la información, los archivos entonces se consideran parte de un sistema de archivos integrando a los archivos históricos con archivos administrativos, de igual forma con la gestión documental se establece una relación entre la gestión administrativa y la gestión documental, pues el archivo es entonces una unidad mas dentro de las instituciones y tiene relación con las unidades administrativas sin renunciar por esto a ser instrumentos indispensables para garantizar el acceso a la información, para ser también centros de investigación y cultura. [9]
Funciones del archivo
Según Antonia Heredia H. (1991). Tradicionalmente son tres las funciones de un archivo, referidas a los documentos de archivo: Recoger – Conservar - Servir. Son funciones muy amplias -como ya veremos al hablar de una Administración de Archivos- que no se limitan a la materialidad de la recogida y al almacenamiento, sino que exigen un control y analización de la producción documental, una conservación no sólo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevará difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta. La conservación era quizá la única meta del archivero, ampliada hoy por una actitud activa de recogida y superada por la dimensión de servicio a la sociedad.[10]
En opinión de A. Tanodi (1960), las funciones de los archivos son: reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos, lo que años más tarde V. Cortés" (1979) resumirá en tres: recoger, conservar y servir los documentos.
En cualquier caso, detrás de estos objetos están las funciones de los archivos o, lo que es igual, las amplias tareas encomendadas a su personal y que podemos resumir en los siguientes aspectos:
· Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
· Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
· Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
· Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
· Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
· Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación integra en el tiempo.
· Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.[11]
Importancia de los Archivos para: La Administración, la comunidad y el Estado, el desarrollo económico y social, el desarrollo científico y tecnológico y para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural.
La Administración
Liliana Montenegro (01-11-2008). En los últimos años con la expansión socioeconómica, se ha producido al mismo tiempo una mayor complejidad técnico - administrativa, tanto estatal como privada, que genera un mayor número de documentos destinados en su faz final, a los archivos.
La repercusión que esto ha provocado en la dinámica interna de las administraciones estatales, se ha traducido en un aumento del valor atribuido a la información. De ahí que los archivos se hayan ido configurando, como un centro de producción de información. Estos deben continuar recogiendo los hechos que han tenido lugar, como las actuaciones referentes a la evolución y desenvolvimiento de la administración pública, registros contables que reflejan la situación económico - financiera del Estado, etc. Pero además de registrarlos debe interpretarlos, para elaborar convenientemente aquella información que deberá servir de antecedente para las más importantes decisiones que el estado ha de tomar. En mayor o menor medida los países desarrollados, han asumido este salto, cualitativo y han modificado la estructura de los archivos, adaptándolos a las nuevas exigencias.[12]
La Comunidad y el Estado
El Estado Venezolano elaboró un manual para la Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de fuentes para el Estudio de la Historia Local, enmarcado dentro del Proyecto Nacional Simón Bolívar Primer Plan Socialista 2007-2013 y del Plan Estratégico 2007-2013 del Ministerio del Poder Popular para la Cultura, con el fin de salvaguardar y socializar el patrimonio cultural de la Nación representado en buena parte por los documentos que se han producido y se producen en las instituciones y en las comunidades organizadas, garantizar la transparencia y democratización en el uso de la información para hacer eficiente el entramado administrativo de los entes públicos y de los Consejos Comunales órganos del Poder Popular, todo impulsa a los ciudadanos y ciudadanas a reencontrarse con su propia historia, sus manifestaciones culturales y el rescate de sus valores esenciales expresados en su legado documental.[13]
El desarrollo económico y social
Según Liliana Montenegro (01-11-2008) señala la importancia de los archivos en las sociedades contemporáneas. Insiste sobre los riesgos que entraña la posible desaparición de importantes archivos privados en cualquier país, especialmente los que pertenecen a organizaciones de índole económica. En este caso, consideramos los archivos que refieren a los aspectos productivos de la actividad (agro, ganadería e industria)- y aquellos que refieren a los aspectos distributivos de la misma (firmas comerciales, auxiliares de transporte y elementos monetarios).
El riesgo que mencionamos proviene básicamente de dos situaciones; una de tipo general, creada por la coyuntura que atraviesa el país, y otra de tipo particular, provista por las características que revisten los archivos privados, perteneciendo éstos a organizaciones de menor continuidad institucional que las públicas.
Es conocido que adversa situación económica prolongada en el tiempo motiva la desaparición de firmas comerciales, empresas industriales y financieras, algunas de amplia y extensa trayectoria; esto es lo que ha ocurrido desde hace tiempo en nuestro país. Obviamente esta situación incide sobre los respectivos archivos. Los responsables de las firmas están obligados a guardar por diez años la documentación perteneciente a cada una de ellas, sea la producida o recibida en función de sus respectivas actividades o, en general, la relacionada con su vida administrativa. El Código de Comercio contempla la posibilidad de una "prescripción más corta" si así se modificare la normatividad legal sea por el propio Código o por leyes especiales.[14]
El desarrollo científico y tecnológico
En el mundo moderno, la información científica y tecnológica reviste una importancia capital para todos los países. Es un elemento crucial del auge y del progreso de todas las ciencias. Hoy día se estima que la información científica y tecnológica es esencial para el progreso social y para la comprensión de los problemas que afectan a la vida de las naciones. Sin ella, el desarrollo es en extremo difícil, porque el progreso de una sociedad depende de que sepa dominar el saber científico y técnico y explotarlo plenamente. El Presidente John F. Kennedy hizo observar, en cierta ocasión, que disponer de un potencial científico y tecnológico era una necesidad nacional que exigía el establecimiento de un sistema adecuado de comunicación.[15]
La conservación y la valoración del patrimonio documental científico permitirá mantener la memoria científica. En la actualidad los historiadores de la ciencia que, en otra época, se basaban exclusivamente en el mundo de las ideas y no utilizaban más que los grandes textos consagrados para construir su discurso, reclaman ahora nuevas fuentes. Es evidente la importancia patrimonial de los archivos de los científicos pues son la fuente principal para la historia de la ciencia. Existen numerosos fondos y colecciones documentales en las distintas bibliotecas y departamentos del Consejo Superior de investigaciones Científicas que son el resultado de más de ochenta años de actividad investigadora. El Consejo Superior de Investigaciones Científicas carece de una normativa archivística general que gestione la documentación producida por la investigación científica. No existen archiveros que pueda garantizar la organización, conservación ni difusión de este patrimonio documental. A excepción -lógicamente- de los Archivos del Museo Nacional de Ciencias Naturales y el archivo del Jardín Botánico y aún estos tienen dependencia orgánica de la biblioteca o del centro de documentación. Bibliotecas y bibliotecarios se enfrentan a esta documentación sin recursos ni formación[16]
Para fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural
José Cruz Mundet (1994) La investigación y la difusión cultural. Este último aspecto tiene especial relieve en cuanto se trata de poner a disposición de los ciudadanos los testimonios del pasado, no sólo pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural que nos brinda la historia y cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias ... Sin olvidar su misión en el sector especializado de la investigación histórica profesional, los archivos tienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales.[17]
Tipos de Archivos
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.
Según sus funciones:
a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Según sus funciones:
a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de
baja frecuencia de variación en el tiempo.
baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentado por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio: Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
Según sus elementos:
Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.
Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
Según su conservación:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Definición de archivos administrativos. Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.
Desde su concepto más general
Cruz Mundet. Es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.
Los archivos administrativos se caracterizan principalmente por ser “archivos activos – vigentes”, en ellos se encuentran los documentos generados recientemente por los entidades y organismos, que cumplen con la fase activa de su ciclo vital. Generalmente son documentos consultados frecuentemente, es decir, están en constante uso[18]
.Desde la ArchivísticaSegún Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.[19]
Para Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos: Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.[20]
Para Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos: Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.[20]
Desde el marco legal venezolano
Ley orgánica de la Administración Pública. Capítulo I. Del Sistema Nacional de Archivo
Órgano de Archivo
Artículo 143: A los efectos del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y trasferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público.
Organización de los archivos administrativos. Etapas en la formación de los archivos administrativos
Organización de los archivos administrativos
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad, para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.
Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.[21]
Etapa de archivo de gestión
Fase Pre-Archivística. Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de oficina. Tradicionalmente se ha considerado que la documentación debe de permanecer en esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias razones.. La información útil para la gestión prescribe cada vez en plazos más cortos, de modo que pasado un año, en la mayoría de los casos, los expedientes conclusos no son empleados; por otra parte, las administraciones producen en cinco años mucha mis documentación de la que razonablemente pueden alojar en sus oficinas, con un coste muy elevado y el inconveniente que la información redundante añade: dificultar las búsquedas precisas.
Primera Fase: Elaboración de Documentos
Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:
• Evitar la producción de documentos no esenciales
• Disminuir el volumen de los documentos
• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización [22]
Funciones del Archivo de Gestión
Según la autora Antonia Heredia Herrera (2007), describe la función principal de un Archivo en tres funciones: "recoger, conservar y servir, con variantes como reunir y custodiar". La recogida se limita a la recepción de documentos en muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.
En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: "conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia".
Funciones:
· Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo.
· Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.
· Preparar las transferencias de documentación.
· Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General[23]
Importancia de los archivos administrativos
Importancia de los archivos administrativos
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en "oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio" determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.
ARCHIVOS INTERMEDIOS
Definición de Archivo Intermedios. Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.
Desde su concepto más general
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación.
Desde la Archivística
Cruz Mundet. La documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga.
Desde el marco legal venezolano
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en Gaceta Oficial No. 5.890 Extraordinaria 31/07/2008, Artículo 145.
Artículo 145. Finalidad
En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
Organización de los archivos intermedios. Etapas en la formación de los archivos intermedios
La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original. Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico. Philips C. Brooks fue quien primero en USA hizo referencia al ciclo vital de los documentos que se transformó en acción con la implantación de programas de gestión documental y la creación de los denominados archivos intermedios.[24]
Etapa del Archivo Intermedios
Fase Intermedia. Ahora, la documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos a éste, caracterizado por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo coste. Durante otros quince años más, es decir, hasta los treinta de antigüedad, se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.[25]
Se encuentra en la segunda edad y tiene una duración de 10 - 30 años, y 10 – 50 años esta etapa es llamada etapa archivística. En los archivos intermedios los documentos deben ser conservados de acuerdo a lineamientos de selección que establecen plazos de retención y plazos precauciónales de conservación preventiva antes de una eliminación autorizada
legalmente, o en dado caso, de su conservación permanente.[26]
legalmente, o en dado caso, de su conservación permanente.[26]
Funciones del Archivos Intermedios
- Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que no son de custodia permanente.
- Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y de los que van a ser eliminados.
- Garantizar a los organismos productores la plena disposición de sus documentos.
- Estudiar el valor secundario de los documentos que conforman las series, partiendo de la información dada por el archivo central
- Describir basándose en los resultados de la valoración y en las demandas de información de los usuarios.
- Difundir la información atendiendo a las demandas del / los organismos, ciudadanos y usuarios científicos.[27]
Importancia de los Archivos Intermedios
Son de gran importancia, debido a que son los encargados de reunir y conservar
todos los documentos traspasados de los Archivos Administrativos, gracias a su
función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todos
los documentos se pueden conservar, por eso seleccionan y valoran la
documentación que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es
parte vital del sistema archivístico
todos los documentos traspasados de los Archivos Administrativos, gracias a su
función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todos
los documentos se pueden conservar, por eso seleccionan y valoran la
documentación que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es
parte vital del sistema archivístico
· Difundir a todo nivel (escuelas, liceos, academias, etc.) la misión, visión, objetivo y funciones de los archivos.
· Por considerar que esta carrera es teórica-práctica e intrínseca, sugerimos que los estudiantes universitarios a partir del 6to. Semestre realizarán más prácticas en el área archivística, en instituciones públicos y privados.
· Fomentar la discusión de la nueva Ley de Archivo Nacional.
[1] http://buscon.rae.es/draeI/
[2] EVANSF.r ank B. Dictionary of archiva1 terminology. English and French, withequivalents in Dutch, German, Italian, Rusian and Spanisch. Dictionnaire de terminologiearchivistique. / comp. by Frank Evans, Francois J. Himly y Peter Walne / Miinchen, New York, París, Saur, 1984 (ICA handbooks, series v. 3), pág. 25.)
[3] Manual de archivística, José Ramón Cruz Mundet, 2ª. edición
CRUZ MUNDEl, José Ramón
Manual de Archivística / José Kainón Cruz Mundet. - Madrid
[cte.] : Fundación Germáni Sánchez Ruipérez ; Madrid : Pirámide
1994
1. Archivística-Tratados, Manualcs, etc. 1. Título. 11. Serie
930.25(035)
[4] Idem a la Nota 2
[5] Idem a la Nota 2
[6] http://www.ica.org/125/about-records-archives-and-the-profession/discover-archives-and-our-profession.html
[7] N° 6.217 (Gaceta Oficial N° 5.890 Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008) Art.143
[8] Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública N° 6.217 (Gaceta Oficial N° 5.890 Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008) Art.144
[9] Cruz Mundet, José Ramón (2003) La historia de los archivos y su evolución
[10] Heredia Herrera, Antonia (1991). Archivística General. Teoría y Práctica
[11] Cruz Mundet, José R. “Manual de Archivística” (1994)
[12] Montenegro, Liliana. (2008). SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LOS ESTADOS MODERNOS. http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=articulos&accion=ver&id=130
[13] Manual de Organización de los Archivos de los Consejos Comunales y de la Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local.
[14] SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LOS ESTADOS MODERNOS. http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=articulos&accion=ver&id=130
[15] La Información científica y tecnológica que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públicas: un estudio del Programa de gestión de documentos y archivos ( R A M P ). Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura
[16] Carmen Mª Pérez-Montes Salmerón, Mar Caso Neira. La importancia de un patrimonio documental: los archivos científicos. http://digital.csic.es/bitstream/10261/2957/1/archivoscientificos.pdf
[17] CRUZ MUNDET, José Ramón Manual de Archivística / José Kainón Cruz Mundet. - Madrid
[cte.] : Fundación Germán Sánchez Ruizpérez ; Madrid : Pirámide, 1994
[18] Vásquez, Manuel. http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/
[19] Vásquez, Manuel. Introducción a la Archivología. Santafé de Bogotá: Archivos General de la nación.
[20] (Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística.p.10. http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/
[21] VASQUEZ, Manuel. http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/
[22] CRUZ MUNDET, José R. Manual de Archivística, 1994. 97-98 P. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 4 ed. Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1988. 385 p.
[23] Heredia Herrera, Antonia .¿Que es un Archivo?. Asturías: Ediciones Trea, 2007
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla , 1992
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla , 1992
[24] http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/
[25] CRUZ MUNDET, Jose R. Manual de Archivístic
[26] Carnicer Arribas,M.(2003).Archivo de Oficina.Madrid:Ministerio de
Educación,Cultura y Deporte, Subdirección General de los archivos Estatales.p54
Educación,Cultura y Deporte, Subdirección General de los archivos Estatales.p54
[27] CONDE, Villaverde, M. (1992). Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos, Madrid: Dirección de Archivos Estatales.
INTERVENCIONES DE 2 INTEGRANTES DEL GRUPO
Archivo de Gestión
La función principal de un archivo de gestión
Según la función principal de un archivo de gestión son tres (3) recoger conservar y servir y se definen como:
Recoger: estos no solo consiste en una simple recolección de documentos, es decir, que no todo lo que se recoje necesariamente reposa en una archivo, esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de transferencia y traslado porque incluye la entrada y salida de los documentos de archivo sin dejar de lado que se debe seleccionar para poder ejecutar esta función.
Conservar: consiste en n conjunto de métodos destinados a asegurar la preservación o conservación de las posibles alteraciones o a curarlas, mencionó a la conservación como función principal para preservar, tanto documentos com inmuebles de archivos porque incluye también sus interrelaciones y moviliarios.
Servicios: el derecho al acercamiento a los documentos es libre ya que lo consagra la carta magna la contitución de la Republica Bolivariana de Venezuela publicado en la gaceta oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2000 en los Artículos 28 y 143 donde se establece que .... "Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registros u oficiales o privados.... podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupor de personas" Articulo 28
Así cómo también establece en su Artículo 143 " los ciudadanos y ciudadanas tienes derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública,.... Así mismo, tiene acceso a los Archivos y registro administrativos
Bibliografía
Heredia Herrera, Antonia ¿Que es un Archivo?. Asturías: Ediciones Trea, 2007
Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1992
Eriana Azuaje Medina
C.I. 17.509.092
Características del documento administrativo
Carácter seriado:
Es cuando cada unidad documental esta ordenada en función de dar testimonio de
una misma actividad administrativa y regulado por una misma norma.
Génesis: El documento se origina a partir de una actividad administrativa y tiene
vinculación directa con el acto administrativo que testimonia, en su génesis
esta contemplado que formato tendrá el documento. En el momento en que se crea
un documento es necesaria la intervención del archivólogo pues ahí se facilita
el proceso de valoración y selección de la documentación.
vinculación directa con el acto administrativo que testimonia, en su génesis
esta contemplado que formato tendrá el documento. En el momento en que se crea
un documento es necesaria la intervención del archivólogo pues ahí se facilita
el proceso de valoración y selección de la documentación.
Las herramientas y factores que intervienen en la génesis documental son:
El manual, donde se detalla la forma de ejecutar los procesos de cualquier área
administrativa que intervengan en la génesis del documento.
Las normas archivísticas, entre ellas la ISO 9000 que busca incrementar la
eficacia y eficiencia de las actividades y de los procesos con el objetivo de
ofrecer a la organización y a sus clientes beneficios.
Exclusividad: determina la originalidad del documento, es único.
Interrelación: los documentos aislados no tienen valor, sólo tienen utilidad si
están en conjunto con otros documentos.
Bibliografía:
Heredia Herrera, Antonia. ¿Que es un archivo?, España, 2007
Rondón, Martha Cristina: Archivo de Gestión y Producción Documental. Guía de
Estudios. Tema I. Caracas, 2010.
Estudios. Tema I. Caracas, 2010.
Guillermo Betancourt
C.I.: 18.915.331
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